Erinnern Sie sich noch an die Zeit vor der E-Mail-Flut? Sicher wollen die meisten von uns nicht dahin zurück. Doch wenn auch Sie in der täglichen E-Mail-Flut untergehen, brauchen Sie Wege, sie besser zu bewältigen. 7 Wege für den effektiven und effizienteren Umgang mit E-Mails habe ich für Sie zusammengetragen.

Neue Technologien haben unsere Arbeitswelt in den letzten 30 Jahren drastisch verändert. Seit Aufkommen des Internets im Jahr 1983 kann man quasi zusehen, wie sich der technische Fortschritt immer wieder selber überholt. Wie bei allen neuen Errungenschaften gibt es neben den Vorteilen auch Schattenseiten – so wie die störende und zeitfressende E-Mail-Flut.

Erlauben Sie mir eine kleine Anekdote aus meiner Studienzeit. Sie zeigt die Geschwindigkeit der technischen Entwicklung auf: Nach dem Vordiplom absolvierte ich ein Praktikum in einer Unternehmensberatung in Bad Homburg. Es handelte sich um ein mittelgroßes Unternehmen mit ca. 30 Senior-Beratern. Zu der Zeit begleiteten sie die Telekom als Kunden in der Privatisierung. Neben der Zuarbeit zu diesem Projekt war es eine meiner Aufgaben, eine Benchmark-Analyse zu Internetauftritten von Unternehmensberatungen durchzuführen.

Um diese Aufgabe zu erfüllen, musste ich immer runter ins Erdgeschoss gehen. Denn dort im Sekretariat stand der einzige Computer mit Internetanschluss im gesamten Unternehmen!

Heute undenkbar! Und soooo lange ist das gar nicht her …

Seitdem ist viel passiert. Heute versendet jeder von uns im Schnitt 121 Mails am Tag. Die E-Mail-Flut ufert aus!

Darum mein Appell: Sagen Sie diesem Wahnsinn den Kampf an. Helfen Sie mit, die E-Mail-Flut zu stoppen!

Im Folgenden habe ich Ihnen 7 Tipps zusammengetragen. Damit dämmen Sie Ihre E-Mail-Flut effektiv ein:

1. E-Mails sind nicht immer der effizienteste Kommunikationsweg

Wenn Sie meine Blog-Artikel schon eine Zeitlang verfolgen, kennen Sie bereits die Unterscheidung von Effektivität und Effizienz (effektiv = die richtigen Dinge tun; effizient = die Dinge richtig tun). In Bezug auf E-Mails bedeutet dies: Prüfen Sie, wann es sinnvoll ist, über E-Mails zu kommunizieren und wann nicht.

Denn es ist oft zur reinen Gewohnheit geworden, eine Mail zu schreiben, ohne darüber nachzudenken.

Einige Beispiele, bei denen E-Mail nicht der beste Weg ist:

  • Missverständnisse klären
  • Konflikte ansprechen
  • der Austausch über ein Thema
  • Abstimmungen
  • oft auch Terminabsprachen

Greifen Sie in solchen Fällen lieber zum Telefonhörer oder suchen Sie das persönliche Gespräch. Im direkten Dialog bekommen Sie sofort eine Reaktion. Das beschleunigt den Vorgang. Und Sie bekommen über die gesprochene Sprache besser mit, wenn Ihr Gesprächspartner sich ärgert. Auch darauf können Sie sofort reagieren und deeskalieren.

2. Legen Sie Regeln im Umgang mit E-Mails fest

Es hilft ungemein, mit Ihrem Team, Ihren Kunden und auch Ihren Lieferanten und Dienstleistern Regeln für den Umgang mit E-Mails festzulegen. So können Sie effizienter zusammenarbeiten.

Solche Regeln könnten z. B. folgende Aspekte betreffen:

  • Auf welche Reaktionszeit wollen wir uns einigen?
  • Welcher Kanal ist unsere „Fast Lane”, wenn es mal schnell(er) gehen muss?
  • Wofür nutzen wir E-Mails – und wofür nicht?
  • Wie handhaben wir Cc. und Bcc.?
  • Welche Codes im Betreff erleichtern die Vorsortierung? Z. B. „Nur zur Info”, „Zeitkritisch”, „Ablage”, „Zusammenfassung”, „Antwort erforderlich” …

3. Fassen Sie sich in E-Mails kurz

Nutzen Sie hier einen einfachen Trick: Lesen Sie Ihre Mail noch einmal, bevor Sie sie abschicken. Streichen Sie alles, was keinen zusätzlichen Informationsgehalt hat. Haben Sie die 5-W-Methode aus der Erste-Hilfe-Praxis im Hinterkopf: Was –  Wann? – Wer? – Wo? – Wie? – Ggf. warum?

Achten Sie zudem darauf, in jeder Mail immer nur ein Thema zu behandeln. Das hilft zwar nicht, die E-Mail-Flut zu stoppen. Aber es hilft, sie effizienter zu bewältigen. Denn es erleichtert später das Suchen.

4. Werden Sie „clean”

Die Formulierung mutet vielleicht etwas irritierend an. Doch wir sind alle „angefixt” vom schnellen Dopamin-Kick. Den holen wir uns u. a. durch das Bearbeiten von Mails.

Seit einigen Jahren ist eine Zunahme von Mediensucht beobachtbar. Was steckt dahinter?

Immer, wenn ein Alarmsignal uns das Eintreffen einer neuen Nachricht, eines neuen Likes oder einer neuen Reaktion auf einen Post mitteilt, wollen wir darauf reagieren. Denn unser Gehirn belohnt uns dafür mit dem Glückshormon Dopamin. Dies gilt auch für E-Mails.

Insbesondere, wenn wir viel zu tun haben, unter Zeitdruck stehen oder gestresst sind, sind wir für diese Versuchung anfällig. Dann beschäftigen wir uns gerne mit E-Mails, weil es uns einen Dopamin-Kick verschafft. Dadurch gaukeln wir uns vor, wir hätten etwas getan. Leider erzielen wir selten wirkliche Ergebnisse, wenn wir E-Mails bearbeiten.

Als Gegenstrategie kann es helfen, das Eintreffen neuer Mails auf „manuell” einzustellen. Auf diese Weise brandet die E-Mail-Flut nicht ohne Unterlass herein. Sie bekommen E-Mails nur, wenn Sie sie abrufen. So können Sie sich auf Ihre wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren und werden nicht ständig in Versuchung geführt.

 5. Legen Sie E-Mail-Öffnungszeiten fest

Dieser Punkt hängt stark mit dem vorherigen zusammen. Es gelingt Ihnen leichter, bei Ihren Aufgaben zu bleiben und produktiv zu arbeiten, wenn Sie feste E-Mail-Öffnungszeiten festlegen. Bearbeiten Sie Mails nur dann. Und beherzigen Sie dabei die Regel, dass Sie jede Mail nur einmal „anfassen”. Falls die dahinterliegende Aufgabe zu komplex ist, um sie direkt zu erledigen, erstellen Sie dafür eine Aufgabe. Alles andere beantworten Sie sofort.

Legen Sie außerdem für sich Uhrzeiten fest, ab wann Sie abends nicht mehr bzw. morgens zum ersten Mail in die E-Mails sehen. Abends spät verderben Sie sich den Schlaf und morgens vorm Aufstehen können Sie in der Regel eh nichts ausrichten. Warum sich also die Morgenruhe und einen energiereichen Start in den Tag von der E-Mail-Flut verderben lassen?

So wichtig Ihre Aufgaben auch sind – machen Sie sich klar, dass Sie nicht am offenen Herzen operieren. Nichts ist so dringlich, dass es nicht ein bis drei Stunden warten kann.

6. Setzen Sie gegen die E-Mail-Flut das Wunder der Automation ein

E-Mail-Programme halten wunderbare Möglichkeiten bereit, um uns die Arbeit zu erleichtern. Unglücklicherweise kennen wir oft nur einen Bruchteil davon.

Drei einfache Wunderwerke helfen, die E-Mail-Flut zu bewältigen:

  • Regeln dienen der Filterung und Ablage. Sie können alle möglichen Regeln festlegen, um Ihre Mails beim Eintreffen von Ihrem System vorbearbeiten zu lassen. Beispielsweise können Regeln E-Mails mit einem bestimmten Betreff direkt in einen Ordner verschieben. Falls Sie keine feste E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen haben, könnten Sie einen Ordner „Rechnungen” anlegen und alle Mails bei denen im Betreff „Rechnung” vorkommt, direkt in diesen Ordner verschieben . Gleiches gilt für Bestellbestätigungen u. ä.
  • Autoreply: Automatische Antworten kennen Sie als Abwesenheitsnotiz. Diese werden in der Regel in Urlaubszeiten genutzt. Es kann jedoch auch sinnvoll sein, eine generelle Antwort z. B. an neue Kontakte zu senden. Seien Sie kreativ.
  • Signaturen sind meine Lieblinge. Diese werden im Normalfall genutzt, um die Kontaktdaten zu übermitteln. Jedoch können Sie nicht nur eine, sondern viele unterschiedliche Signaturen definieren. Dies eignen sich für Formulierungen, die Sie häufig nutzen. Überlegen Sie  sich eine gute Formulierung und definieren Sie dafür eine Signatur. Dann brauchen Sie diese Signatur in der Mail nur noch anzuklicken und der vorformulierte Text wird integriert. Reinkopieren ist auch möglich, die Signaturen zu nutzen spart aber ein paar Mausklicks.

7. Stoppen Sie inhaltsloses Hin-und-her-Mailen

Mein letzter Appell bezieht sich auf das nett gemeinte und sehr höfliche Floskel-Pingpong aus „Danke!” – „Bitte!” – „Gern geschehen.” usw.

Ich plädiere unbedingt für einen wertschätzenden Umgang. Und tatsächlich fehlt es daran durchaus an der ein oder anderen Stelle. Doch die E-Mail-Flut artet dadurch noch mehr aus. Und ich halte es für wichtig, dass wir uns fokussieren. Lassen Sie uns darum ständige Störungen durch unnötigen E-Mail-Verkehr reduzieren.

Aus diesem Grund schlage ich Ihnen (wie unter Punkt 2 beschrieben) vor, Regeln für die Kommunikation per E-Mail festzulegen. Dabei kann man auch absprechen, dass es nicht unhöflich gemeint ist, wenn keine separate Danke-Mail kommt.

Vereinfacht wird dies durch das kleine Kürzel „kAe”. Dies steht für „keine Antwort erforderlich”.

Sie wollen noch genauer wissen, wie Sie Ihr persönliches E-Mail-Verhalten oder das im Team ändern können, um die E-Mail-Flut in den Griff zu bekommen? Dann kontaktieren Sie mich:

Marloes Göke | Beratung unternehmen.

+49 (0)5921/ 30 854 30

mail@marloes-goeke.de

Lernen Sie jetzt 5 einfache Wege kennen,

wie Sie sich mehr Zeit verschaffen.

Los geht’s!