In unserer modernen, schnelllebigen und vernetzten Welt ist jede Information jederzeit von überall zugänglich. Wir kommunizieren so viel wie nie zuvor. Alles scheint möglich! Das ist großartig. Doch es gibt auch eine Kehrseite: Die Arbeitsanforderungen wachsen stetig. Klassische Zeitmanagement-Systeme versagen zunehmend den Dienst. Selbst unsere komplexen und leistungsfähigen Gehirne kommen mit dem konstanten Overflow nicht mehr klar. Woran liegt das? Wir arbeiten nicht gehirngerecht!
Das führt dazu, dass wir den ganzen Tag unter Strom stehen, unentwegt von A nach B rennen – und trotzdem abends das Gefühl haben: So richtig geschafft haben wir eigentlich nichts. Wir agieren in unserem Arbeitsalltag oft gegen die Belange unseres Gehirns. Das bremst uns aus.
In diesem Blog-Artikel beschäftige ich mich darum mit verschiedenen Ansätzen, wie wir „gehirngerechter” arbeiten können. Denn ich bin überzeugt: Wenn wir unser wertvollstes Arbeitsmittel richtig einsetzen, können wir unsere Leistungsfähigkeit, Effizienz und Produktivität steigern.
Einige Techniken, die ich im Folgenden vorstelle, kennen Sie möglicherweise schon aus anderen Kontexten. Heute betrachten wir sie mal aus der Sicht Ihres Gehirns. Vielleicht gibt Ihnen das zusätzliche Motivation, die gehirngerechten Arbeitsweisen Ihrem Denkorgan zuliebe einmal auszuprobieren.
Wenn Sie gehirngerecht arbeiten wollen, vergessen Sie Multitasking!
Ganz ehrlich, vergessen Sie’s! Laut einer Studie zum Thema Multitasking aus dem Jahr 2005 wechseln Menschen, die im weitesten Sinne einer Bürotätigkeit nachgehen, durchschnittlich alle drei Minuten ihre Aktivität. Nach meinen Beobachtungen würde ich annehmen, dass es heute noch deutlich häufiger passiert.
Das Erstaunliche daran ist, wir tun das, obwohl wir alle wissen: Multitasking macht uns nicht schneller. Im Gegenteil: Springen wir zwischen zwei Aufgaben hin und her, benötigen wir 40 % mehr Zeit, als wenn wir sie nacheinander abarbeiten. Und, mal ehrlich, wer belässt es schon bei nur zwei Aufgaben gleichzeitig …?
Warum gehirngerechtes Arbeiten so nicht funktioniert, erklärt sich aus Gehirnsicht so:
1. Unser limbisches System reagiert reflexartig auf Neues.
Das limbische System hat die Aufgabe, uns vor Gefahren zu warnen. Es scannt permanent die Umgebung, um Neues blitzschnell wahrzunehmen und uns zu alarmieren.
Unglücklicherweise sind all unsere modernen Kommunikationsmittel darauf ausgelegt, akustische oder visuelle Hinweise auszusenden. Alarm für das limbische System! Wir können quasi gar nicht anders, als früher oder später darauf zu reagieren. Jeder kennt das: Man hat sich vorgenommen eine Aufgabe abzuschließen. Dann kommt ein Signal, das ein neue E-Mail oder WhatsApp-Nachricht anzeigt. Erst bleibt man standhaft. Aber im Hinterkopf rotieren Fragen wie: „Wer könnte was von mir wollen?“ oder „Was, wenn es etwas Wichtiges ist?“ Also unterbrechen wir früher oder später doch unsere Arbeit.
Im Idealfall sind wir nach dem Lesen der Nachricht beruhigt und kehren zurück zu unserer ursprünglichen Aufgabe. Häufig jedoch wechseln wir in das andere Thema – und schwups ist eine halbe Stunde weg. Es kostet zusätzliche Zeit, sich wieder neu in die ursprüngliche Aufgabe hineinzudenken.
2.Unser Belohnungssystem kommt uns in die Quere.
Um unser Überleben zu sichern, ist es u. a. notwendig, ausreichend Nahrung zu uns zu nehmen. Da die Suche nach Essbarem früher einmal mühsam und gefährlich war, belohnt uns das Gehirn für die Anstrengung mit dem Glückshormon Dopamin.
Dieses System sorgt heute nicht nur zu massivem Übergewicht, es verleitet uns auch dazu, uns in Kleinkram zu verlieren.
Insbesondere dann, wenn wir sehr viel zu tun zu haben und im Stress sind, neigen wir dazu, eher kleinere als große Dinge zu erledigen. Denn das verschafft uns schnell ein gutes Gefühl: Das Gehirn gibt uns mit dem ausgeschütteten Dopamin einen kleinen Glücks-Kick.
Dieses gute Gefühl verleitet uns leider, mehr von den kleinen Dingen zu tun, um immer wieder den Dopamin-Kick als Belohnung zu erhalten. In der Folge lassen wir uns schnell ablenken, wenn wir eine Sache entdecken, die wir rasch erledigen können. Dadurch entwickeln wir die fatale Tendenz, die großen wichtigen Aufgaben vor uns her zu schieben.
Was können wir also tun, um gehirngerecht zu arbeiten?
Damit das Belohnungssystem uns auch für die großen wichtigen Aufgaben motiviert, kann es sinnvoll sein, diese in kleinere Teilaufgaben zu zerlegen. Dann nutzen Sie den Dopamin-Kick für Ihre Ziele, statt sich von ihm ablenken und verführen zu lassen.
Vereinbaren Sie mit sich selber, dass Sie immer nur eine (Teil-)Aufgabe nach der anderen bearbeiten. Gewöhnen Sie sich an, einen Arbeitsvorgang abzuschließen, ehe Sie einen neuen beginnen. Anfangs kostet dies etwas Willenskraft und Disziplin. Nach einer gewissen Zeit wird es zur Routine und die Anstrengung lässt deutlich nach. Dann ist diese neue Arbeitsweise des Single-Taskings zur Gewohnheit geworden.
Beachten Sie dabei: Die Leistungsfähigkeit nimmt nach ca. 60 bis 90 Minuten rapide ab. Planen Sie also die Zeiträume, in denen Sie sich einer wichtigen Aufgabe widmen wollen, nicht länger als 90 Minuten.
Schirmen Sie in dieser Zeit das limbische System möglichst gut ab, um Fehlalarme zu vermeiden. Das bedeutet: Alle möglichen Störquellen ausschalten. Ja, das ist möglich!
Im Idealfall planen Sie täglich eine solche störungsfreie Zeit ein. Sie werden erstaunt sein, wie viel Sie schaffen. Das kennen Sie vielleicht von Phasen, in denen Sie am Wochenende ins die Unternehmen gefahren sind. Oder wenn Sie mal länger geblieben sind, alle anderen weg waren und die Telefone still standen. Warten Sie nicht auf solche Gelegenheiten, sondern etablieren Sie diese bewusst in Ihrem Arbeitsalltag!
Gehirngerecht arbeiten mit System!
So komplex unser Gehirn auch ist, es ist nicht besonders gut darin, viele Dinge gleichzeitig zu behalten. Studien zufolge gelingt dies bei drei bis vier Dingen noch recht gut, sofern sie nicht zu komplex sind. Darüber hinaus funktioniert es irgendwann nicht mehr. Häufig kommt es dann zu Gedankenkreisen. Bestimmte Dinge, die wir auf keinen Fall vergessen dürfen, holt das Gehirn immer wieder auf Wiedervorlage. Sie sind nicht irgendwo sicher geparkt, um sie bei Bedarf wieder hervorzuholen. Das Gehirn hält sie rotierend permanent im Bewusstsein.
Dieses ständige Gedankenkreisen macht es uns zunehmend schwer, abzuschalten. Außerdem blockiert es wertvolle „Rechnerkapazität”. Die fehlt uns dann bei der Lösung von Problemen oder der Bewältigung von wichtigen Aufgaben.
Hier hilft ein „Park-System” um den Kopf frei zu kriegen. Dieses geht auf das Getting-things-done-Prinzip des Autors und Beraters David Allen zurück.
Sicher kennen Sie den Tipp, sich einen Zettel oder ein Notizbuch neben das Bett zu legen. Wenn Sie nachts aufwachen und anfangen zu grübeln, schreiben Sie einfach alles auf, was Ihnen im Kopf herumschwirrt.
Systematisieren Sie diese einfache Methode, um alles Unwichtige aus dem Kopf zu bekommen. Sammeln und parken Sie möglichst alles, was Sie an Informationen, Aufgaben, To-dos, Terminen o. ä. beschäftigt, an einem sicheren Ort. Bei Bedarf ist dort alles abrufbar. Doch es belastet Ihr Gehirn nicht mehr.
Grundsätzlich gibt es kein Patentrezept für ein solches Ordnungssystem. Manche bevorzugen digitale Systeme (wie OneNote, Evernote oder Outline), andere eher Papier und Stift. Wichtig ist:
- Sie vertrauen Ihrem Ordnungssystem. Nichts geht darin verloren.
- Sie können überall, wo es relevant ist, auf dieses System zugreifen.
- Es ist nur ein einziges System.
Um Ihr Park-System aufzubauen, sammeln Sie darin ab sofort einfach alles, was Ihnen in den Sinn kommt oder Ihnen in Meetings, Telefonaten etc. über den Weg läuft.
Legen Sie dann einen zeitlichen Rhythmus fest, der zu Ihren Arbeitsanforderungen passt, um die Dinge aus Ihrem Park-System zu übertragen. Hierfür kann sich beispielsweise der Abschluss des Arbeitstages eignen.
Beim Übertragen verfahren Sie nach der 2-Minuten-Regel: Alles, was nicht länger als zwei Minuten dauert, um es zu erledigen, bearbeiten Sie sofort. Alles andere übertragen Sie als Termin in den Kalender, als Referenz ins Archiv oder werfen es weg.
Ich persönlich mag Abkürzungen, deswegen spare ich mir den Zwischenschritt und nutze direkt den Kalender als Park-System.
Noch ein letzter Hinweis: Alles Neue, auch ein neues System erfordert anfangs etwas mehr Zeit. Nach einer kurzen Umgewöhnungsphase sparen Sie jedoch langfristig Zeit. Und Sie sparen Energie, weil Sie gehirngerecht arbeiten. Zudem gewinnen Sie innere Ruhe. Denn Sie wissen: Alles ist unter Kontrolle, weil Sie es konsequent an einem sicheren Ort notieren. Sie werden besser schlafen.
Gehirngerecht arbeiten mit voller Konzentration!
Ist Ihnen schon mal aufgefallen, wie auf wundersame Weise auch die lange aufgeschobenen wichtigen Dinge fertig werden, wenn sie fertig werden müssen? Selbst wenn es richtig eng wird, schaffen wir es in der Regel, pünktlich zur Deadline oder vor dem Urlaub schnell noch alles Wichtige zu erledigen.
Hier greift Parkinsonsche Gesetz: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.” Soll heißen: Wir nutzen die zur Verfügung stehende Ressource immer voll aus. Haben wir ausreichend Zeit, brauchen wir diese. Ist die Zeit knapp, kommen wir trotzdem damit aus.
Warum ist das so? Wenn eine wichtige Aufgabe zeitkritisch geworden ist, sind wir in der Lage, unsere Effizienz und Produktivität zu steigern. Dann setzen wir nämlich alle Energie daran, es noch rechtzeitig zu schaffen. Wir arbeiten voll konzentriert – und lassen uns durch nichts und niemanden ablenken. Hier schließt sich der Kreis zum 1. Tipp oben: Nicht ablenken und vom schnellen Dopamin-Kick verführen lassen!
Und wie können Sie Parkinsons Gesetz nun im Arbeitsalltag nutzen, um Ihren Output zu steigern sowie Zeit und Energie zu sparen?
So fördern Sie Ihre Konzentration
Für den größtmöglichen Nutzen beim gehirngerechten Arbeiten, kombinieren Sie folgende drei Aspekte miteinander:
1. Verschaffen Sie sich störungsfreie Zeiten.
Gut zu wissen: Es kostet Sie weniger Energie, Störungen auszuschalten als ihnen zu widerstehen. Denn um zu widerstehen, brauchen Sie Willenskraft – und auch diese ist eine endliche Ressource!
2. Trainieren Sie Ihre Konzentration.
Starten Sie mit 15 bis 30 Minuten konzentriertem Arbeiten. Bleiben Sie konsequent bei der einen Aufgabe, komme was da wolle.
Sie können dafür die „Pomodoro-Methode” anwenden: Stellen Sie Ihren Timer auf 25 Minuten und arbeiten Sie konzentriert. Anschließend gönnen Sie sich eine 5-minütige Pause. Danach wiederholen Sie den Vorgang noch 3 weitere Male. Nach 4 Pomodoro-Zyklen machen Sie eine 30-minütige Pause.
3. Sorgen Sie für ausreichend Kraftstoff.
Aus dem Biologieunterricht wissen Sie das vielleicht noch: Unser Gehirn macht zwar lediglich 2 % der Körpermasse aus, doch es benötigt 20 % der gesamten Energie.
Dieser Energiebedarf ist besonders hoch, wenn Sie Probleme lösen, Konzepte entwickeln oder kreativ tätig sind. Darum sind Pausen nicht verhandelbar, wenn Sie Höchstleistungen erbringen wollen. Dabei gilt: Regelmäßigkeit vor Dauer.
Außerdem ist der richtige Treibstoff wichtig. Als Snack eignen sich z. B. eine Banane, eine Handvoll Nüsse oder ein Joghurt mit Früchten, Nüssen und Honig.
Ein Geheimtipp: Wechseln Sie Aufgaben, die Konzentration erfordern, einfach mit Routineaufgaben ab. Die unterschiedliche Beanspruchung Ihres Gehirns spart Energie.
Welche Methode zum gehirngerechten Arbeiten werden Sie nutzen?
Single-Tasking, freier Kopf oder volle Konzentration – klingt alles lohnenswert? Dann suchen Sie sich zum Auszuprobieren bitte zunächst nur einen Punkt heraus, den Sie für sich am vielversprechendsten finden. Starten Sie damit. Gewohnheiten zu ändern, ist nicht ganz einfach. Wenn wir zu viel auf einmal wollen und versuchen, zwei oder drei Dinge parallel zu verändern, bleibt es oft beim Versuch.
Doch dranbleiben lohnt sich! Wenn es Ihnen gelingt, beim gehirngerechten Arbeiten die natürlichen Potenziale Ihres Denkorgans optimal zu nutzen, können Sie Energie einsparen nutzen und Ihre Produktivität erhöhen.
Falls Sie noch mehr praktische Tipps oder beratende Unterstützung bei Ihrer Umstellung auf gehirngerechtes Arbeiten wünschen, kontaktieren Sie mich bitte:
Marloes Göke | Beratung unternehmen.
