Wie Sie mit einem verblüffend einfachen System Ihre Finanzen jederzeit im Griff haben und Liquiditätsengpässe vermeiden
Geht es Ihnen auch manchmal so, dass Sie zwar grob wissen, wie Ihre Kostenstruktur aussieht und welche Einnahmen zu erwarten sind, aber es nie wirklich so ganz genau auf dem Schirm haben? Oder Sie mit Blick auf ein gut gefülltes Konto eine Ausgabe tätigen, um später festzustellen, dass noch eine große Abbuchung anstand, die Sie nicht mehr im Kopf hatten?
Meiner Beobachtung nach gibt es in Bezug auf Geld zwei verschiedene Typen: Die einen, die sehr rational agieren und die anderen, die sehr emotional agieren.
Die rationalen Typen wissen immer genau, wo sie finanziell stehen, geben das Geld sehr gewissenhaft aus und neigen eher zur Sparsamkeit und konservativen Ausgaben.
Die emotionalen Typen hingegen wissen nicht immer so ganz genau, wo sie stehen und agieren stärker impulsiv. „Das muss jetzt einfach sein“ ist ein wederkehrender Gedanke. Gerne auch „ist jetzt auch egal, ich will das jetzt“. Dann wird spontan aus der Laune heraus etwas gekauft.
Diese beiden Stereotype gibt es selbstverständlich nicht nur im privaten Bereich, sondern auch unter Selbstständigen. Und so überträgt sich die allgemeine Haltung und der Umgang mit Geld eben auch aufs Geschäft.
Sofern Sie eher dem rationalen Stereotyp angehören, ist der Blogartikel für Sie vermutlich nicht zwingend relevant. Denn ich vermute, Sie haben ein System für sich gefunden, was funktioniert.
Für die eher emotionalen Typen und alle, die sich mehr Übersicht und eine bessere Steuerbarkeit ihrer Finanzen wünschen, kann es interessant werden.
Mehr oder weniger durch einen Zufall bin ich auf das System gestoßen und seit dem ein großer Fan. Zunächst habe ich es für mich selber ausgetestet und erprobt, wie ich es mit allen Tipps und Techniken handhabe. Mittlerweile setze ich es als kleinen Baustein auch in meinen Beratungen ein.
Ich war auf der Suche nach einem Controllingsystem, was für kleine Unternehmen praktikabel umzusetzen ist und den Schwerpunkt auf der Liquiditätsplanung hat. Dabei ging es mir nicht um eine Vergangenheitsbetrachtung, wie sie eine BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) liefert, sondern es sollte zukunftsgerichtet sein. Es sollte dazu dienen, zu steuern und zu planen. Und es sollte handhabbar sein und wenig Zeit für die Pflege erfordern.
Eine Unternehmerfreundin berichtete mir dann in einem ganz anderen Zusammenhang von „Profit First“. Nachdem ich mich kurz eingelesen hatte, war ich gefesselt von der Einfachheit der Ideen von Mike Michalowicz und habe mich immer intensiver damit auseinandergesetzt.
Lesen Sie also im Folgenden zunächst, welche Grundsätze hinter dem System „Profit First“ stehen. Anschließend zeige ich Ihnen auf, wie Sie das System für Ihr Unternehmen oder für sich persönlich umsetzen und nutzen können.
Was ist Profit First?
Das Konzept „Profit First“ hat der Amerikaner und Unternehmer Mike Michalowicz entwickelt. Quasi als Selbsthilfe für sich selber, nachdem er in einen finanziellen Engpass geraten war. Es ist ein verblüffend einfaches System, um die Liquidität sowohl im Blick zu behalten, als auch zu steuern. Zudem ist Ziel des Konzeptes, den Gewinn sukzessive zu erhöhen.
Das Konzept ist dazu auf mehreren Prinzipien aufgebaut:
Prinzip 1: Die Profit First Formel
Sehr wahrscheinlich ist Ihnen die allgemeine Formel zur Ermittlung des Unternehmensgewinns bekannt:
UMSATZ minus KOSTEN gleich GEWINN
Das ist völlig klar und erschließt sich auch betriebswirtschaftlich völlig Uninteressierten. Die Formel ist so logisch, dass niemand auch nur auf die Idee kommt, sie in Frage zu stellen. Und so folgen wir ihr alle blind.
Das Profit First System stellt diese Formel nun auf den Kopf und deklariert:
UMSATZ minus GEWINN gleich KOSTEN
Was ist der Grund?
In der Ursprungsformel ist der Gewinn, das was übrig bleibt. Und so hört man allerorts die gleiche Klage: Nie bleibt genügend übrig.
Bei der Profit First Formel ist auf den ersten Blick das Ergebnis das gleiche.
Auf den zweiten Blick jedoch ist der Gewinn dadurch, dass er nach vorne gezogen wurde, die Einflussgröße, die unabhängige Variable, wohingegen die Kosten die abhängige Variable geworden sind.
Anders ausgedrückt: Wenn der Gewinn vorgegeben wird, sind die Kosten das was übrig bleibt. Das hat Potenzial für einen Paradigmenwechsel.
Prinzip 2: Das Parkinson´sche Prinzip
Sofern Sie meine Blogartikel schon einige Zeit verfolgen, ist Ihnen der Begriff vermutlich im Zusammenhang mit Zeit bereits bekannt.
Der Autor und Historiker Cyris Northcote Parkinson hat herausgefunden, dass unser Bedarf an einer Ressource sich so weit ausdehnt, wie die Ressource zur Verfügung steht. Steht Ihnen beispielsweise für ein Projekt zwei Wochen zur Verfügung, werden Sie es in zwei Wochen schaffen. Haben Sie vier, werden Sie diese ausreizen. Fahren Sie mit einem kleinen Auto in den Urlaub, wird es randvoll zugepackt sein. Nehmen Sie ein großes, ist auch das bis zur letzten Lücke vollgestopft.
Diese Prinzip nutzt der „Profit First“-Ansatz zu Ihrem Vorteil.
Nach der obigen Formel wird der Gewinn festgelegt und entnommen. Dadurch verringert sich die verfügbare Geldmenge für Ihre Ausgaben. Dadurch, dass auf diese Weise nicht mehr verfügbar ist, werden Sie neue Wege finden, damit auszukommen.
Wie bei den zwei Wochen oder dem kleinen Auto.
Prinzip 3: Der Weg des geringsten Widerstandes
Hierbei geht es darum, die Anstrengungen, die eine Verhaltensänderung mit sich bringt, zu minimieren.
Das neue Jahr ist gerade erst angebrochen und vielleicht haben sich Ihre Neujahresvorsätze –wie bei vielen– auch schon in Wohlgefallen aufgelöst. Dann wissen Sie, dass es anstrengend sein kann, ein neues Verhalten umzusetzen. In diesem Fall verläuft der Versuch der Verhaltensänderung rein über die eigene Willenskraft.
Profit First macht sich einen Trick zunutze. Sicher haben Sie auch schon einmal festgestellt, dass es viel leichter fällt, auf Süßigkeiten zu verzichten, wenn gar keine im Haus sind.
Diese Erkenntnis wird genutzt, indem nicht das Verhalten geändert wird, sondern die Umgebungsbedingungen. Das zieht dann automatisch ein anderes Verhalten nach sich.
Ganz intuitiv haben sich insbesondere die emotionalen Typen dieses Prinzip in Phasen zunutze gemacht, in denen das Geld eher knapp bemessen war, wie der Studentenzeit. Dann wurde beispielsweise das Geld, was für den Monat zur Verfügung stand vom Konto abgehoben und in verschiedene Umschläge oder Dosen gepackt: Lebensmittel, Ausgehen, Klamotten, Bücher oder so ähnlich.
Schauen wir uns im nächstens Schritt an, wie diese Prinzipien zusammengreifen und Sie das System umsetzen können.
Wie setzten Sie das Konzept um?
Zunächst einmal geht es darum, die verfügbaren Geldmittel zu begrenzen. Sie also aus dem Blickfeld zu nehmen, um nicht verführt zu werden, mehr auszugeben, als Sie eigentlich wollen. So ähnlich wie bei den Süßigkeiten.
Dazu werden fünf Konten angelegt:
Ja, das erfordert am Anfang etwas Aufwand, zahlt sich jedoch doppelt aus. Und es ist wirklich notwendig, diese verschiedenen Konten zu haben, um das Konzept erfolgreich umsetzten zu können.
Dann sind Sie auch schon bereit, um mit dem System zu arbeiten.
Für den Anfang ist es sinnvoll, die Geldströme auf dem Einnahmen- und dem Ausgabenkonto täglich kurz zu sichten, um ein Gefühl für den Cashflow zu entwickeln.
Tipp: Legen Sie sich eine Excel-Tabelle an und tragen Sie dort alle relevanten Informationen ein. Vermerken Sie also alle Einnahmen und rechnen Sie die Verteilungsprozente dazu aus.
Einmal pro Woche verteilen Sie die gesammelten Beträge, die sich auf dem Einnahmekonto gesammelt haben entsprechend der Prozentsätze auf die vier anderen Konten.
Beispiel:
Sind in der Woche € 1.000 eingegangen würde die Verteilung für ein Unternehmen der Kategorie C wie folgt aussehen:
Auf diese Weise ergeben sich die finanziellen Mittel, die für Ausgaben genutzt werden können. In unserem Beispiel € 500.
Diese kleine Veränderung der Umgebungsbedingungen führt bereits zu einer Verhaltensänderung. Denn damit untergraben Sie das gefürchtete Management bei Kontostand. Vielleicht kennen Sie dieses Phänomen. Wenn viel Geld auf dem Konto liegt, neigt man dazu, spontan etwas auszugeben, wenn einem etwas über den Weg läuft, was einem gefällt. Das soll mit der klaren Verteilung vermieden werden. Sie wissen dadurch dann immer ganz genau, wie viel Geld Ihnen zur Verfügung steht und haben zudem die Sicherheit, dass ausreichend da ist, um die Steuervoraus- oder auch Nachzahlungen leisten zu können.
Zahlen Sie ebenfalls in einem wöchentlichen Rhythmus die fälligen Rechnungen. Dazu nutzen Sie das Ausgabenkonto. In der Regel sind die Fixkosten klar und bewusst. Durch das System erhalten Sie auch über die variablen Kosten einen Überblick und wissen, wie viel Ihnen darüber hinaus noch zur Verfügung steht.
Eine unglaublich wichtige Regel: Rühren Sie weder das Steuer- noch das Gewinnkonto an, um Engpässe zu überbrücken. Sie ahnen es: das würde das ganze System zum Kippen bringen.
Monatlich oder in dem Rhythmus, den Sie gewohnt sind, zahlen Sie sich Ihr Gehalt vom Inhabergehaltskonto aus.
Einmal im Quartal nehmen Sie sich dann etwas Zeit und betrachten Ihre Ergebnisse. Entscheiden Sie, ob Sie Ihre Prozentsätze anpassen wollen und übernehmen Sie gegebenenfalls die neuen Werte in Ihre Tabelle.
Anmerkung: Bei der Anpassung geht es darum, den Prozentsatz für den Gewinn langfristig zu erhöhen und den für die Ausgaben zu reduzieren.
Nun kommt noch ein absoluter Clou: Einmal im Quartal schütten Sie Ihren Gewinn aus.
Nehmen Sie dazu 50% des Betrages, der sich auf dem Gewinnkonto angesammelt hat und zahlen Sie sich diesen Betrag aus. Von dem Geld belohnen Sie sich für Ihre Mühen und die Verantwortung, die Sie tragen. Machen Sie was Verrücktes, gönnen Sie sich was, tun Sie etwas, das Ihnen Freude bereitet. Feiern Sie!
Die restlichen 50% lassen Sie auf dem Gewinnkonto stehen. Auf diese Weise sollten Sie sich eine finanzielle Reichweite von 6 Monaten ansparen. Das bedeutet, dass Sie in der Lage sind, 6 Monate Ihren Verpflichtungen nachkommen zu können, selbst wenn keine Einnahmen fließen sollten. Dies gibt ungemeine Ruhe und Sicherheit.
Und das Ganze lässt sich auch wunderbar im privaten Bereich anwenden. Dafür ändern Sie lediglich die Kontenbezeichnungen. Bewährt haben sich folgende Konten:
Sie sehen also: Das System ist wirklich simpel und übersichtlich. Es erfordert anfangs etwas Aufwand, um die Konten einzurichten, die Prozentsätze festzulegen und in eine Routine zu kommen. Dann sind für die Pflege des Systems jedoch lediglich ein paar Minuten wöchentlich erforderlich.
Wünschen Sie sich Unterstützung beim Aufbau Ihres individuellen Systems?
Dann kontaktieren Sie mich:
Marloes Göke | Beratung unternehmen.
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