Wir überplanen uns ständig! –Wie Sie Ihr Selbstmanagement optimieren

Geht es Ihnen auch so, dass der Tag nie genug Stunden hat? Und Sie zum Feierabend nie das erledigt haben, was Sie sich eigentlich vorgenommen hatten? Steigt ihr Frustlevel deswegen zunehmend an und fragen Sie sich manchmal, wann es denn endlich wieder ruhiger wird? Dann stecken Sie vielleicht auch in der eigenen (Über-)Planungsfalle fest.

Viele Selbstständige fühlen sich eher als Angestellte ihres eigenen Unternehmens statt frei und autark, so wie sie es sich zu Anfang der Selbstständigkeit vorgestellt hatten. Die Gründe dafür sind vielfältig.

Ein wesentlicher ist jedoch die eigene Planung beziehungsweise Überplanung.

Was führt dazu, dass wir uns überplanen und wie können wir gegensteuern, um wieder mit Freude und Erfolg das zu tun, was unsere Leidenschaft ist?

Mit diesen Fragen beschäftigt sich der aktuelle Blogbeitrag.

Was führt dazu, dass wir uns überplanen?

Unsere Welt hat sich in den letzten Jahren so schnell verändert, wie nie zuvor. Erstaunlicher Weise habe ich diesen Satz bereits vor sieben Jahren in einem Vortrag gesagt. Und jedes Jahr wieder wundere ich mich, dass das Tempo tatsächlich immer weiter steigt.

Ein Grund für diese enorme Beschleunigung ist die Digitalisierung. Tatsächlich hat sich technischer Fortschritt nie zuvor in der Geschichte so unfassbar schnell und gravierend auf das Leben so vieler Menschen ausgewirkt.

Wir kommunizieren, arbeiten und konsumieren völlig anders. Wir planen anders und beschäftigen uns anders. Und alles ist schneller geworden.

Jede Minute ist gefüllt mit Aktivität. Dies fällt besonders auf, wenn Sie Warteschlangen beispielsweise an Kassen beobachten. Es dauert lediglich Sekunden, ehe das Smartphone gezückt wird. Wir füllen jede Minute Aktivität.

Von außen betrachtet, scheint es fast unwirklich und vielleicht sogar komisch. Alles scheint wie ferngesteuert abzulaufen. Alles ist im stetigen Fluss und hektischer Bewegung. Diese Hektik habe ich Anfang der 2.000er Jahre in der Tokioter U-Bahn beobachtet. Damals hatte ich befürchtet, einfach überrannt zu werden, wenn ich stehen bliebe. Nun sind wir auch hierzulande nahe dran an diesem Bewegungstempo.

Wie ist es dazu gekommen?

Die digitalen Kommunikationsmittel sollten unser Leben vereinfachen. Und vielfach ist dies auch der Fall. Jedoch scheint die Entwicklung in großen Teilen der in Michael Endes Roman-Märchen „Momo“ zu gleichen. Die Zeitdiebe gewinnen zunehmend die Oberhand und freie Zeit wird gefüllt mit Arbeit, nicht mit Leben.

Dadurch, dass vieles durch die digitalen Hilfsmittel so einfach erscheint, unterliegen wir der Fehleinschätzung plötzlich Expertinnen und Experten für allerlei Professionen geworden zu sein: Websitegestaltung, Marketing, Buchhaltung, Netzwerkadministration, Fotobearbeitung, … alles kein Problem, ist ganz einfach und kostet auch fast gar nichts.

Dies verleitet Selbstständige dazu, viel zu viel selber zu machen. Und wenn wir uns erst einmal in eine solche Thematik reingearbeitet haben, würde es auch viel zu lange dauern, dies einer andere Person zu übertragen. Also bleibt die Aufgabe bei uns, obwohl wir uns doch eigentlich Zeit verschaffen wollten.

Auf diese Weise nisten sich nach und nach, oft unbemerkt, immer mehr Aufgaben bei Ihnen ein und das Kerngeschäft gerät zunehmend in den Hintergrund. Dieser Zustand wirkt sich dann irgendwann auf die Qualität der Arbeit aus. Da Sie das nicht zulassen  können, arbeiten Sie einfach mehr. Und schon stecken Sie fest.

Ein weiterer Aspekt der Digitalisierung ist die ständige Ablenkung, die überall lauert. Digitale Geräte geben alle möglichen akustischen und visuellen Signale von sich, die Ihre Aufmerksamkeit fordern. Blitzschnell sind Sie gedanklich weg von der Aufgabe, mit der Sie sich eben noch befasst haben. Und während Sie dem Signal nachkommen und prüfen wollen, was da eigentlich los war, stolpern Sie über vier andere Benachrichtigungen und werden immer weiter weggeleitet.

Ebenso ist es beim Surfen im Internet. Sie suchen etwas, stoßen während der Suche auf ein ganz anderes Thema, was Sie schon lange interessiert oder nehmen währenddessen wahr, dass ein E-Mail eingegangen ist, was irgendwie wichtig sein könnte. In einem Sekundenbruchteil sind Sie weg von dem, was eben noch wichtig war und oft haben Sie über diese Umwege schon wieder vergessen, was Sie ursprünglich nachschauen wollten.

Aufmerksamkeit ist DAS rare Gut unserer Zeit geworden und so buhlen die digitalen Medien mit allen Mitteln darum. Wir werden -wenn wir nicht aufpassen- dann tatsächlich mehr oder weniger zu Marionetten dieses Schauspiels.

Mir liegt es fern, die digitalen Medien zu verteufeln, dennoch ist es höchste Zeit, einen bewussteren und effizienteren Umgang mit ihnen zu finden.

Nehmen Sie Ihr Selbstmanagement in die Hand und entscheiden selbstständiger, wie Sie Ihre Zeit verplanen wollen!

Wie Sie Ihr Selbstmanagement optimieren

Zugegeben, es ist eine wirkliche Herausforderung, sich in dieser von Ablenkungen und Möglichkeiten gespickten Welt nicht zu verlieren.

Wie stellen Sie das also an?

Vielleicht kennen Sie das Experimenten mit den Steinen, Kiesel, Sand und Wasser. Es stellt eine schöne Metapher für das Leben und unsere Zeitplanung dar. Die Kernaussage lautet: Falls wir uns nicht zuerst um unsere großen Themen kümmern, wird unsere Zeit von den Kleinigkeiten so in Anspruch genommen, dass für die großen Themen keine Zeit mehr übrig bleibt und wir sie immer wieder aufschieben. –Kommt ihnen das bekannt vor?

You Tube Dieser Krug präsentiert dein Leben

Dazu ist es zunächst einmal erforderlich festzulegen oder herauszufinden, was Sie wollen. Sprich, Sie sollten Ihre Ziele festlegen. Dazu müssen Sie nicht zwangsläufige einen umfangreichen Zieleprozess durchlaufen. Für eine grobe Orientierung reichen bereits folgende Fragen:

  • Was möchte ich in diesem Jahr mit meinem Unternehmen erreichen?

  • Welche Themen habe ich darüber hinaus gerade auf meinem Schreibtisch?

  • Welche davon sind für das Ziel relevant?

  • Welche nicht?

  • Welche von denen, die es nicht sind, könnten auf andere Weise kritisch werden?

Sammeln Sie Ihre Gedanken dazu und halten Sie Ihre Ergebnisse fest.

Dann leiten Sie daraus einen Plan ab. Denn wenn Sie nicht planen, werden Sie verplant! Hierzu können Sie sich auch wieder an Leitfragen orientieren:

  • Welche Schritte sind zur Erreichung meines Ziels erforderlich?

  • Welche Schritte sind für die anderen Themen erforderlich?

  • Was sollte ich grob jeden Monat erreicht haben, um am Ende das Ziel zu erreichen und die anderen Themen abzuarbeiten?

  • Was ist konkret diesen Monat dran?

  • Was ist dafür der nächste konkrete Schritt?

  • Wann gehe ich ihn an?

Halten Sie auch hierzu Ihre Ergebnisse fest. Das geht wunderbar auf einem altmodischen Jahreskalender an der Wand. Dieser hat den Vorteil, dass er Ihnen jeden Tag daran erinnert, was Sie sich vorgenommen hatten.

Auf diese Weise haben Sie grob die Dinge zusammengestellt, die zu tun sind. Damit haben Sie eine gute Orientierung, was wirklich dran ist. Dies bewahrt Sie davor, die Spur zu verlieren.

Neben den beruflichen Zielen und Themen ist es übrigens ratsam, sich auch die persönlichen und privaten Ziele bewusst zu machen und die Werte, die damit verbunden sind.

Bevor wir uns mit der Frage befassen, wie Sie sich abschotten, um diese Dinge nun auch wirklich umzusetzen, möchte ich Ihnen noch einen kleinen Kniff ans Herz legen:

Legen Sie unbedingt auch fest, was Sie nicht tun sollten? Sie können das Ihre Not-To-Do-Liste nennen.

Wie oben beschrieben, werden wir unglaublich leicht abgelenkt von all den Möglichkeiten, die überall auf uns warten. Mit der Liste an Dingen, mit denen Sie sich nicht aufhalten wollen sichern Sie zusätzlich Ihre Spur ab.

Im letzten Schritt ist es notwendig, dass Sie sich Zeiten reservieren, zu denen Sie an Ihren Zielen und Themen arbeiten. Blocken Sie in Ihrem Kalender zum Beispiel jeden Tag eine Stunde dafür. Falls Sie eher der Typ sind, der sich lieber über einen längeren Zeitraum mit einem Thema befasst, blocken Sie einen Tag oder zwei halbe.

Da dennoch überall Ablenkungen, Störungen und allerlei anderer Verführungen lauern ist es zudem erforderlich, sich zu diesen Zeiten abzuschotten. Informieren Sie Ihr Team, dass Sie sich zu den festgelegten Zeiten zurückziehen und nicht gestört werden möchten.

Schalten Sie alle digitalen Störquellen aus, d.h. schalten Sie Ihr Smartphone stumm, stellen Sie die E-Mail-Benachrichtigungen aus oder gehen Sie auf den manuellen Modus. Wenn Sie richtig tief eintauchen wollen, nutzen Sie einen Rechner, der nicht ans Internet angeschlossen ist.
Starten Sie dann in Ihre Arbeit. Vielleicht werden Sie dabei bemerken, dass Ihre Konzentrationsfähigkeit schon mal besser war. Haben Sie dann etwas Geduld mit sich, die Konzentrationsfähigkeit lässt sich trainieren und kommt zurück.

Bevor Sie die Arbeit an Ihren dicken Brocken beenden, legen Sie noch kurz fest, was genau der nächste Schritt ist, der jetzt zu tun ist und halten Sie ihn für den nächsten Bearbeitungszeitraum fest. Auf diese Weise sparen Sie sich die „Eindenkzeit“ bei der nächsten Runde.

Wiederholen Sie das Prozedere bei jedem nächsten Zeitblock und steigen Sie zum Ende des Monats jeweils in die Detailplanung des Folgemonats ein. Dabei bietet es sich an, auch kurz zurückzublicken und zufrieden wahrzunehmen, was Sie schon alles geschafft haben. Möglicherweise ist es auch notwendig, die Ziele oder Themen anzupassen.

Setzten Sie dieses Schemata konsequent um und Sie werden wirklich etwas schaffen!

Sie wünschen sich Unterstützung bei der Optimierung Ihres Selbstmanagements?

Dann kontaktieren Sie mich:

Marloes Göke | Beratung unternehmen.
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