Timeboxing! –Oder: Wie Sie Ihr Zeitmanagement optimieren
Irgendetwas Seltsames scheint vor sich zu gehen. Kommt es Ihnen auch so vor, als würde eine Stunde nicht mehr das sein, was sie mal war? Als hätte die Inflation auch bei der Zeit zugeschlagen. Eine gewisse Logik hätte es tatsächlich, denn man sagt ja, Zeit wäre das kostbarste Gut unserer Zeit.
Spaß beiseite: Das Gefühl nicht genügend Zeit zu haben und immer hinterher zu hängen ist ein großer Stressor, der vielen Selbstständigen zu schaffen macht. Dieses quälende Gefühl, dass immer noch mehr wichtige und drängende Themen auf dem Schreibtisch liegen, führt nicht selten dazu, dass gar nicht mehr hingeguckt wird. Nach dem Motto: Was ich nicht sehe, stresst mich auch nicht.
Für den Anfang mag diese Taktik den Druck nehmen, jedoch ist das nur von kurzer Dauer. Denn oft melden sich die Themen in Form von verärgerten Kundinnen oder Kunden, unzufriedenen Mitarbeitenden oder genervten Dienstleistern zurück.
Trotzdem können Selbstständige schnell in die Lage geraten, überflutet zu werden von Aufgaben, Informationen sowie An- oder Rückfragen. Dann stellt sich die Frage: Was tun?
Hier kann ein System helfen, das unter dem Begriff Timeboxing bekannt ist.
Was ist Timeboxing ganz genau? Kann Timeboxing auch Ihnen helfen, Ihr Zeitmanagement zu optionieren? Und: Wie können Sie Timeboxing für Ihren Alltag konkret nutzen?
Mit diesen Fragen beschäftigt sich der aktuelle Blogbeitrag.
Was ist Timeboxing?
Was ist also Timeboxing? –Im Grunde ist es einfach ein vorgegebenes Zeitfenster für eine konkrete Aufgabe. Sie legen fest, was Sie über welche Zeitdauer und wann machen wollen. Statt die einzelnen Aufgaben auf einer To-Do-Liste zu sammeln, planen Sie Ihre Aufgaben wie einen Termin.
Timeboxing ist eine Technik aus dem Projektmanagement. Eine sogenannte Timebox ist ein fester Zeitrahmen für ein Projekt, sie definiert die Zeit, die für das Projekt geplant ist. Letztlich ist es das Äquivalent zu den geplanten Kosten in der Projektplanungsphase, quasi ein Zeitbudget.
Es ist also keine neue Technik. Allerdings wird sie außerhalb des Projektmanagements und oft auch beim Projektmanagement nicht wirklich konsequent angewendet.
Das Vorgehen, den Aufgaben feste Timeboxen zuzuweisen hat jedoch verschiedene Vorteile, die die Technik aktuell so attraktiv machen:
Konkret gehen Sie beim Timeboxing folgendermaßen vor?
1. Legen Sie die Aufgabe fest, die Sie erledigen wollen.
2. Entscheiden Sie, ob Sie sie in einem Rutsch oder in mehreren Etappen erledigen wollen/ können.
3. Legen Sie die Dauer fest, die Sie für die Aufgabe veranschlagen (die Timebox).
4. Tragen Sie diese in Ihren Kalender ein.
5. Bei gegebener Zeit starten Sie die Timebox. Dazu bietet sich am Anfang an, einen Timer zu stellen.
6. Sorgen Sie vorm Start dafür, dass Sie möglichst nicht gestört oder abgelenkt werden.
7. Beende Sie die Aufgabe nach Ablauf der geplanten Zeit.
8. Reflektieren Sie kurz, ob die geplante Zeit ausgereicht hat und wie konzentriert Sie die Timebox umgesetzt haben.
9. Übertragen Sie Ihre Erkenntnisse in der nächsten Runde.
Sie sehen: Timboxing ist weder Raketenwissenschaft noch eine Neuheit. Aber, und das ist die entscheidende Frage: Planen Sie Ihre Aufgaben auf diese Weise?
Wenn nicht, Sie aber an Zeitknappheit leiden, kann ich Ihnen die Methode des Timeboxings nur wärmstens ans Herz legen.
Deswegen schauen wir uns nun an, wie Sie Timboxing für sich nutzen können.
Wie Sie Timeboxing für sich nutzen können
Gehen wir noch einmal einen Schritt zurück und betrachten, weswegen das Thema Timboxing gerade so gehypt wird.
Stress und Überlastung sind zu alltäglichen Phänomenen geworden. Und mehr denn je suchen die Menschen nach Möglichkeiten, all ihre Aktivitäten irgendwie in Ihren Tag gequetscht zu bekommen. Dabei entstehen teilweise absurde Konstrukte wie Express-Entspannung oder alle möglichen 2-Minuten-Programme, die lebensverändernde Ergebnisse versprechen. Damit diese tatsächlich eintreten, ist es dann aber notwendig mindestens 30 solcher Programme täglich zu absolvieren….
Dies macht deutlich, dass wir mehr wollen und tun, als möglich ist. Was wiederum dazu führt, sich permanent zerrissen zu fühlen und Qualität in den einzelnen Aktivitäten und Kontakten einzubüßen.
Aus meiner Sicht ist es deswegen wichtig, vorab klar festzulegen, was Ihr Ziel sein soll und mit welchen Aktivitäten und Aufgaben Sie sich in der Folge wirklich befassen wollen. Denn Timeboxing kann leider nicht zaubern und Ihre Zeit künstlich dehnen.
Bevor Sie also loslegen ist es wichtig, die folgende Frage zu klären: Wie wollen Sie Ihre begrenzte, kostbare Zeit gestalten?
Timeboxing lässt sich dann in unterschiedlicher Intensität nutzen.
Sie können es für ein größeres Projekt anwenden, wie der Erarbeitung einer neuen Positionierung, dem Relaunch der Website oder auch der Definition Ihres Kernprozesses mit allen Zwischenschritten, Verantwortlichkeiten, Checklisten und Querverbindungen.
Sie können Timeboxing aber auch bei wiederkehrende Aufgaben einsetzen.
Oder Sie nutzen Timeboxing dazu eine generelle Arbeitsstruktur zu entwickeln.
Das Vorgehen ist für alle drei Anwendungsfelder identisch. Ich skizziere es deswegen beispielhaft für ein größeres Projekt:
Generell ist im ersten Schritt eine Rückwärtsrechnung sinnvoll. Legen Sie also zunächst fest, wann Sie das Projekt abgeschlossen haben wollen.
Dann kalkulieren Sie grob den Zeitrahmen. Dabei bietet es sich an, das Gesamtprojekt in Teilprojekte zu zergliedern und für jedes Teilprojekt den ungefähren zeitlichen Aufwand zu schätzen.
Bevor Sie nun die Timeboxes setzen ist es wichtig zu berücksichtigen, wie es aktuell mit Ihrer Konzentrationsfähigkeit bestellt ist. Wie lang ist momentan Ihre Konzentrationsspanne? Denn daran sollten Sie den Zeitumfang einer Timebox orientieren. Da das Verfahren dazu führt, dass Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit trainieren, gehen Sie anfangs von eher kürzeren Zeitintervallen aus und verlängern Sie diese sukzessive. Starten Sie beispielsweise mit 30, 45 oder 60 Minuten und verlängern Sie nach und nach auf 90 Minuten. Danach sollten Sie unbedingt eine kurze Pause einplanen beziehungsweise eine Routineaufgabe zwischenschieben.
Dann ist es von Ihrer persönlichen Präferenz abhängig, ob Sie die Timeboxes lieber über die Woche verteilen oder geballt an einem Tag planen wollen. Abhängig davon tragen Sie sie fest in Ihren Kalender ein.
Steht eine Timebox an, schotten Sie sich vor Unterbrechungen ab, legen Sie alle benötigten Unterlagen zurecht sowie alles andere aus Ihrem Sichtfeld und starten Sie einen Timer. Bleiben Sie in der Timebox-Phase konzentriert bei der jetzt anstehenden Aufgabe –ja, das kann anfangs eine Herausforderung sein.
Nach abgeschlossener Timebox-Phase notieren Sie sich kurz, was der nächste Schritt ist, damit Sie sich in der nächsten Runde nicht neu eindenken müssen. Vor Beginn der nächsten Aufgabe prüfen Sie noch kurz, ob Sie Ihr System vielleicht anpassen möchten und tun dies direkt. Vielleicht wollen Sie die Uhrzeit verändern, weil Sie sich kurz vor dem Mittagessen doch nicht so gut konzentrieren können oder Sie möchten das Intervall anpassen. Nehmen Sie Ihre persönliche Individualisierung so lange vor, bis es Ihr System geworden ist.
Für das Vorgehen bei wiederkehrenden Aufgaben, legen Sie das Zeitintervall fest und tragen Sie Ihre Timebox dann ebenfalls fest in Ihren Kalender ein. Probieren Sie auch hier aus und passen Sie Ihr System Schrittweise an Ihre persönlichen Vorlieben an.
Und wenn Sie für Ihre gesamte Arbeitsstruktur Timeboxing nutzen möchten, sammeln Sie zunächst über einen gewisse Zeit alles, was so in einer Woche an verschiedenen Aufgaben, Terminen und To Dos anfällt.
Finden Sie dann drei bis maximal 7 Überbegriffe für diese Aufgabe, Termine und To Dos und bilden Sie für jeden Überbegriff Timeboxes, die Sie über Ihre Woche verteilen. Tragen Sie diese als wiederkehrende Termine in Ihren Kalender ein.
Versuchen Sie dabei erste Optimierungen zu berücksichtigen. Stellen Sie sich also die Frage: Was wäre sinnvoll und effizient und planen Sie dann entsprechend.
Nutzen Sie auch hier Ihre Lernkurve und passen Sie Ihr System an. Erfahrungsgemäß dauert es 4 bis 12 Wochen, bis das System passt und auch danach gibt es in der Regel immer mal wieder kleinere Optimierungen.
Nun haben Sie alles, was Sie benötigen, um zu starten. Legen Sie also los und machen Sie Ihre Erfahrungen mit dem Vorgehen des Timeboxings. Und geben Sie der Sache etwas Zeit. Anfangs ist es wie bei allen neuen Dingen, die wir umsetzen: Es dauert etwas länger. Aber nach recht kurzer Zeit spart es Zeit, beziehungsweise erhöht Ihre Produktivität.
Viel Spaß beim Timeboxing!
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