Mehr Zeit für strategische Planung – so geht’s!
Bei der Themensuche zu diesem Blog-Artikel kam mir erst der Gedanke, darüber zu schreiben, warum die strategische Planung wichtig ist.
Dies habe ich jedoch schnell wieder über Bord geworfen, denn ich bin sicher, es hat sich hinreichend herumgesprochen, dass wir als Selbstständige neben unserem Tagesgeschäft, den Finanz- und Steuerthemen, der Teamführung etc. auch dafür sorgen müssen, das eigene Unternehmen voranzubringen. Denn nur so können wir langfristig wirklich erfolgreich sein.
Das ist also nicht neu. Doch leider reicht oft das Wissen darüber, dass etwas wichtig ist nicht aus, um es auch wirklich umzusetzen. Wäre das nämlich so leicht, würden wir uns alle gesund ernähren und hätten ausreichend Bewegung. Wir würden frühzeitig fürs Alter vorsorgen und vieles andere mehr angehen.
Was also hindert uns daran, die strategischen Themen anzugehen? Welche Folgen hat dies? Und was können Sie tun, um die strategische Planung beständig voranzubringen. Die Antworten auf diese Fragen erhalten Sie, wenn Sie weiterlesen.
Wieso bleibt die strategische Planung so oft auf der Strecke?
Was Selbstständige daran hindert, sich nachhaltig um die strategische Planung zu kümmern, ist sicher unterschiedlich. Im Rahmen meiner Arbeit höre ich eine ganze Bandbreite an Erklärungen. Die drei gängigsten sind:
Grund#1: „Das Tagesgeschäft kommt mir in die Quere.“
Am häufigsten drängt sich das Tagesgeschäft in den Vordergrund. Es passiert etwas, was sofortige Aufmerksamkeit erfordert. Und hier liegt der Knackpunkt, weswegen das Tagesgeschäft überhaupt mit den strategischen Themen in Konkurrenz liegt.
Wenn im Tagesgeschäft etwas nicht rund läuft, bekommen wir die Konsequenz meist sehr zeitnah zu spüren. Bei Vernachlässigung der strategischen Planung ist das anders: Hier werden die Konsequenzen erst mit einer großen Zeitverzögerung spürbar. Oft scheint es gar keine direkte Verbindung zu geben. Das ist so ähnlich wie mit der Entwicklung von Diabetes oder einer nicht alkoholbedingte Fettleber: Es tut erst viel später weh.
Das Gehirn bevorzugt die direkte Bedürfnisbefriedigung. Es schert sich wenig um das „Später“. Aus diesem Grund neigen wir dazu, dem Tagesgeschäft den Vorzug zu geben. Und manchmal entwickelt sich daraus eine handfeste „Aufschieberitis”.
Grund #2: „Für die halbe Stunde lohnt es sich nicht, anzufangen.“
Der zweite Grund, weswegen die strategischen Themen oft hinten runter fallen: Wenn mal eine Lücke auftaucht, ist diese nicht groß genug.
Strategische Themen sind komplexer als operative. Unsere kognitiven Fähigkeiten sind dafür stärker gefordert. Und das heißt schlichtweg: Sich damit zu befassen, ist anstrengender.
Es braucht eine gewisse Zeit, sich in das Themen reinzudenken. Und wenn man dann so weit ist, ist die Zeit auch schon wieder rum. Also fängt man gar nicht erst an.
Grund #3: „Ich habe jetzt nicht die nötige Ruhe dafür.“
Der dritthäufigste Grund, der mir in meinen Beratungen begegnet. Die Zeit ist zwar eingeplant, aber man kommt irgendwie nicht ins Thema rein.
Es findet sich kein Anfang. Man windet sich und läuft herum wie um den heißen Brei. 1.000 Gründe finden sich, warum es jetzt nicht so richtig passt.
Hieraus ergibt sich ebenfalls oft eine „Aufschieberitis”.
Möglicherweise haben Sie sich an der ein oder anderen Stelle ertappt gefühlt. Ich bin mir fast sicher, dass uns das allen schon einmal so oder so ähnlich ergangen ist.
Leider bleibt es nicht ohne Folgen, wenn wir die strategischen Themen mittel- bzw. langfristig vernachlässigen.
Welche Folgen hat das Aufschieben der strategischen Planung?
Die offensichtlichste Folge, wenn der strategische Plan fehlt: Die Unternehmensentwicklung stagniert. Und wenn sich das Unternehmen nicht weiterentwickeln kann, bleibt irgendwann der Erfolg aus.
Die weniger offensichtlichen Folgen schildern meine Kunden z. B. so:
- Sie haben das Gefühl, den Überblick zu verlieren.
- Statt ihrerseits das Unternehmen im Griff zu haben, lassen sie sich von den vielen Aufgaben steuern.
- Sie fühlen sich stark fremdbestimmt.
- Sie arbeiten ständig unter Hochdruck – und kommen doch nicht voran.
Die schönste Aufgabe der Welt verwandelt sich in eine Qual, wenn man sie im Fremdsteuerungsmodus erledigen muss.
Der Leidensdruck ist entsprechend hoch. Innere Zerrissenheit, Energielosigkeit, eine ständige Angespanntheit und ein gestörter Schlaf sind an der Tagesordnung. Und noch schlimmer: Ein Ausweg ist nicht in Sichtweite.
Wie kommt es soweit? – Kurz gesagt: Es ist viel zu viel zu tun und immer viel zu wenig Zeit.
Mittelfristig schwindet die Motivation. Was einmal die große Leidenschaft war, wird zur Tortur. Dies empfinde ich persönlich als großes Drama.
Aber es geht oft noch weiter.
Mit aller Kraft wird dann versucht, die Kontrolle zurückzuerlangen. Dieses führt jedoch nicht selten zu wildem Aktionismus. Und die Betroffenen laufen lediglich immer schneller in ihrem Hamsterrad.
Die Unzufriedenheit wächst. Die Leistung und Qualität der Arbeit leiden. In der Folge nimmt auch die Unzufriedenheit der Kunden spürbar zu. Oder sie verabschieden sich lautlos. Die Frage „Warum tue ich mir das eigentlich immer noch an?“ drängt sich immer weiter in den Vordergrund.
Und plötzlich sind wir Gefangene des eigenen Unternehmens. Obwohl es doch eigentlich darum ging, frei zu sein …
Wie also können Sie diesen Teufelskreis vermeiden? Dazu stelle ich Ihnen drei Ansätze vor:
Wie Sie operative und strategische Themen gleichermaßen voranbringen
Schritt #1: Definieren Sie Ihr Ziel für die strategische Planung!
Als erstes geht es – wie das bei strategischer Planung so ist – um das Ziel.
Denn wenn Sie nicht wissen, wo Sie hinwollen, ist jeder Weg richtig und falsch!
Sie benötigen also ein klares Ziel. Aber das reicht noch nicht. Denn ein Ziel alleine ist nicht handlungsleitend, d. h. es überträgt sich nicht automatisch auf Ihr tägliches Tun.
Es ist notwendig, dieses Ziel a) anzureichern, es b) messbar zu machen und c) weiter runterzubrechen.
a) Mit „Ziel anreichern” meine ich Folgendes: Ein Ziel für sich genommen ist unsexy. Keiner will wirklich fünf Kilo abnehmen. Aber vielleicht wollen wir attraktiver sein, uns wohler fühlen, besser Luft bekommen beim Treppensteigen oder Ähnliches.
Das ist das Motiv hinter dem Ziel, also unsere Motivation. Simon Sinek hat das mit seinem Buch so wunderbar beschrieben: „Frage immer erst Warum”. Und Friedrich Nietzsche hat es schon lange vor ihm gewusst: „Wenn Dein Warum stark genug ist, erträgst Du fast jedes Wie.“
Um in Bezug auf unsere Ziele von der Absicht ins Handeln zu kommen, muss also die Motivation ausreichend groß sein.
b) Zudem ist es wichtig, zu erkennen, wann Sie Ihr Ziel erreicht haben. Sie brauchen klare Messkriterien. Diese können in Zahlen ausgedrückt werden, wie Leads, Umsatz, Anzahl Bewerbungen usw. Oder sie können in Skalen ausgedrückt werden. Dies bietet sich an, wenn es um nicht quantifizierbare Ziele geht, wie beispielsweise Zufriedenheit. Dann schätzen Sie Ihre aktuelle Zufriedenheit zwischen 0 und 100% und bestimmen, wo Sie landen wollen.
c) Neben dem Anreichern und Messbar-Machen fehlt nun noch das Runterbrechen.
Aus Ihrem Ziel leitet sich Ihre Strategie ab und diese bestimmt Ihre strategische Planung. Nur sind die strategischen Themen in der Regel eher größere Vorhaben oder Projekte.
Diese gilt es, in handhabbare Aufgaben runterzubrechen. An dieser Stelle können Sie sich am klassischen Projektmanagement orientieren und Meilensteine, also Zwischenziele, definieren. Daraus leiten Sie Ihre Arbeitspakete ab, also die einzelnen Tätigkeiten.
Brechen Sie Ihr Vorhaben so lange in immer kleinere Schritte runter, bis Sie die Einzelschritte in 30 Minuten oder weniger erledigen können.
Doch, das geht! Sie können jedes noch so große Projekt, selbst den Bau eines Flughafens, in Mini-Schritte zerlegen.
Als Grundlage für die strategische Planung haben Sie nun Klarheit über Ihr Ziel, einen Messwert und kleine Einzelaufgaben. Im nächsten Schritt geht es darum, ein Zielerreichungs-System aufzubauen.
Schritt #2: Bauen Sie ein verlässliches und flexibles Zielerreichungs-System auf!
Dieses System ist erforderlich, um Sie auf Kurs zu halten. Es ist wie Ihr persönliches Navi!
Wir haben weiter oben gesehen, dass die operativen Themen der strategischen Planung immer wieder in die Quere kommen.
Als Gegenmittel haben Sie Ihre Motivation hinter Ihrem Ziel herausgearbeitet. Nun setzen wir mit dem System noch eins drauf. Damit verhindern Sie nämlich, dass Sie Ihre strategischen Planung immer wieder aufschieben.
Wir räumen der Strategie-Entwicklung ihren angemessenen Raum ein und machen sie wichtig: Wir reservieren eine feste Zeit für strategische Themen – und halten diese ein.
Dafür empfiehlt sich eine Wochenplanung. Das Arbeitswerkzeug ist Ihr Kalender. Planen Sie Ihre Woche vor. Fassen Sie dazu gleiche Tätigkeiten, die wiederkehrend auftreten, in Arbeitsblöcke zusammen.
Natürlich kann den ganzen Tag über ständig etwas passieren, was eine Plananpassung erforderlich macht. Aus diesem Grund muss das System gleichermaßen verlässlich wie flexibel sein.
Für die Flexibilität bietet sich ein digitales System an. Dies erlaubt es Ihnen, unproblematisch Änderungen vorzunehmen und die verschiedenen Kalender miteinander zu synchronisieren.
Verlässlich wird es dadurch, dass Sie alles, was anfällt, in dieses System eintragen. Dann lernt Ihr Gehirn, dass es sich darauf verlassen kann und lässt los. Das verschafft Ihnen ganz viel Energie und macht Ihren Kopf frei.
Tragen Sie nun neben Ihren Aufgaben aus dem Tagesgeschäft feste Zeiten für die Bearbeitung Ihrer strategischen Themen in Ihren Kalender ein. Idealerweise berücksichtigen Sie dabei, wann Sie am leistungsfähigsten sind. Das verdoppelt Ihren Output.
In diese Zeiten tragen Sie nun Ihre Einzelschritte ein.
Der Clou dabei: Notieren Sie, wenn Sie eine Zeiteinheit abgeschlossen haben, den nächsten Schritt, der zu tun ist.
Strategische Themen haben oft einen höheren Komplexitätsgrad. Der macht es erforderlich, sich erst in das Thema einzudenken, ehe man loslegen kann. Diese Zeit sparen Sie sich, wenn Sie den nächsten Schritt schriftlich festhalten, solange Sie gedanklich noch im Thema sind.
Nun wissen Sie, wo genau Sie hinwollen und Sie haben ein System aufgebaut, was Ihnen den Weg weist.
Im letzten Schritt geht es jetzt noch darum, wie Sie Ihre Strategie-Zeit schützen.
Schritt #3: Tauchen Sie tief ein!
Um ein Ziel zu erreichen, ist Konzentration ein wesentlicher Aspekt.
In unserer reizüberfluteten, modernen Welt haben viele von uns verlernt, sich richtig zu konzentrieren. Zum Glück ist Konzentrationsfähigkeit aber trainierbar. Es besteht also noch Hoffnung für Sie! Und was ist dafür notwendig?
Zunächst sollten Sie in Ihren strategischen Zeiten Ablenkungen und Störungen vermeiden. Schließen Sie Ihre Tür, schalten sie Ihr Handy aus und leiten Sie das Telefon um. Vorher informieren Sie noch Ihr Team, dass Sie für den Zeitraum XY nicht ansprechbar sind. Dann schotten Sie sich ab.
Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie anfangs ganz hibbelig werden, wenn Sie so in Ruhe dasitzen und sich auf den Punkt konzentrieren sollen. In diesem Fall steigern Sie einfach langsam die Zeit und fangen vielleicht bei einer halben Stunde an.
Wichtig ist, dass Sie in eine Routine kommen. Dafür zählt Regelmäßigkeit vor Dauer! Nehmen Sie sich lieber dreimal pro Woche je einen kürzeren Zeitblock als einmal pro Woche einen langen.
Darüber hinaus wird Ihre Kompetenz „Nein“ zu sagen auf die Probe gestellt werden. Hier hilft es, sich bewusst zu machen, welche Folgen es hat, wenn Sie Ihre reservierte Strategiezeit jetzt nicht einhalten.
Fragen Sie sich also:
- „Welchen Preis zahle ich dafür?“
- „Bringt mich das (andere) meinen Zielen näher?“
- „Will ich diesen Tausch wirklich eingehen?“
Hier gilt es, Ihre Opportunitätskosten in den Fokus zu nehmen.
Zusammengefasst: So gewinnen Sie Zeit für Ihre strategische Planung
Halten wir noch einmal fest:
Wir alle wissen, dass wir unsere strategische Planung voranbringen müssen, um langfristig erfolgreich zu sein.
Wenn wir die strategischen Themen vernachlässigen, führt das zu Unzufriedenheit. Die Qualität sinkt, Kündigungen bzw. Kundenabwanderungen steigen.
Ein klares Ziel ist die Basis, um Ihre strategischen Themen voranzubringen. Und Sie brauchen ein Zielerreichungs-System, was Sie auf Kurs hält.
Schließlich sind Sie aufgefordert, Ihre reservierte Strategie-Zeit zu verteidigen. Und zu lernen, sich wieder richtig zu konzentrieren.
Die strategische Planung ist wichtig. Als selbstständig unternehmerisch tätiger Mensch müssen Sie diese angehen – aber nicht allein. Kontaktieren Sie mich. Als Unternehmer-Beraterin helfe ich Ihnen beim Freischaufeln und Verteidigen Ihrer strategischen Zeit-Inseln.
Marloes Göke | Beratung unternehmen.
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