Zeit ist zu einer der kostbarsten Ressourcen unserer modernen Lebens- und Arbeitswelt geworden. Insbesondere in der Unternehmerwelt scheint chronischer Zeitmangel vorzuherrschen. Dabei gibt es jedoch auch immer wieder Ausnahmen zu beobachten, die scheinbar über fünfmal so viel Zeit verfügen. Deren Unternehmen beinahe ohne deren Zutun läuft und die Zeit für Freizeitaktivität, Hobbies und Urlaub haben
Lesen Sie im Folgenden, welche 7 großen Zeitfresser es gibt und wie Sie diese eliminieren können. Und genießen Sie zukünftig das Gefühl, nicht nur beschäftigt gewesen zu sein, sondern richtig was geschafft zu haben.
1. Ständige Erreichbarkeit, Störungen und Ablenkungen
Nach wie vor hält sich das Gerücht hartnäckig, dass Unternehmer oder auch Führungskräfte für Kunden und ihr Team ständig erreichbar und verfügbar sein müssen.
Bitte verabschieden Sie sich von diesem Irrglauben. Ständige Erreichbarkeit und Störungen sind die größten Produktivitätskiller.
Selbstverständlich soll sowohl Ihr Team, als auch Ihre Kunden wissen, wann und wie Sie erreichbar sind. Jedoch sollten Sie bei Aufgaben oder auch Meetings, die Ihre Konzentration erfordern, Störungen vermeiden. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihr Telefon umzuleiten oder einen Telefonservice zu nutzen, sowie Ihr Team zu informieren, dass Sie für die nächsten ein bis zwei Stunden bitte ungestört bleiben wollen und anschließend gerne wieder zur Verfügung stehen. Dann schließen Sie die Tür und machen sich konzentriert an die Aufgabe.
Neben den Störungen sind auch die eigene Ablenkungen wesentlich. Hierzu gehören als erstes alle Alarmsignale von Handy, Computer etc.. Schalten Sie diese in konzentrierten Phasen aus. Ja, mir ist bewusst, dass das anfangs eine ziemliche Herausforderung darstellen kann. Wenn das der Fall ist, fangen Sie klein an und entwöhnen Sie sich langsam.
Zu den Ablenkungen gehören jedoch auch alle Formen von innerer Ablenkung. Diese in den Griff zu bekommen erweist sich teilwiese als noch schwieriger. Unsere Gedanken haben die Angewohnheit, sich zu verselbständigen. Hier gilt es manchmal wieder zu lernen, sich zu konzentrieren. Dies gilt insbesondere dann, wenn wir uns intensiv angewöhnt haben, unsere Aufmerksamkeit zu zersplittern und mit den Gedanken quasi überall gleichzeitig zu sein.
2. Zu zögerliches Delegieren
Als Unternehmensinhaber und Führungskräfte sind wir es gewohnt, die Dinge in die Hand zu nehmen. Probleme zu lösen ist zu unserer zweiten Natur geworden. Das ist auch eine Kompetenz, die wichtig und wertvoll ist. Jedoch neigen wir dadurch auch dazu, manchmal zu wenig abzugeben oder zu stark zu kontrollieren. Wir haben da vielleicht eine leichte Kontrollfreak-Tendenz. Ich für meinen Teil kann das zumindest sagen und mittlerweile kann ich darüber lachen. Auch, weil ich die Vorteile des Delegierens kennen und schätzen gelernt habe.
Hilfreiche Fragen in diesem Zusammen sind:
- Muss und sollte wirklich ich das machen?
- Wer könnte an dieser Aufgabe wachsen?
- Wer ist besser darin als ich?
- In wessen Genialitätsbereich fällt diese Aufgabe?
- Womit könnte ich mich stattdessen in dieser Zeit befassen?
3. Fehlende Pausen
Pausen sind nicht verhandelbar! Egal, wie sehr wir es uns wünschen, durch das Weglassen von Pausen Zeit zu sparen, es wird nicht funktionieren. Wir lassen dabei unsere Leistungskurve außer acht, die nach spätestens 90 Minuten drastisch abnimmt. Um weiterhin konzentriert und leistungsfähig zu bleiben ist es notwendig, die Energiereserven wieder aufzuladen. Dabei muss die Pause nicht sehr lang sein. Heben Sie kurz den Kopf und lassen Sie den Blick schweifen, bewegen Sie sich einmal durch, trinken Sie etwas, stehen Sie auf und atmen Sie tief durch. Dies reicht, um wieder mit Energie an die Arbeit zu gehen. Wichtig ist dabei, diese kurze Unterbrechung bewusst als Pause wahrzunehmen.
Lesen Sie hierzu auch meinen Fachartikel bei Business Wissen, warum Pausen nicht verhandelbar sind.
4. Multitasking
Vergessen Sie Multitasking. Unser Gehirn ist schlichtweg nicht in der Lage dazu. Die Intention ist wie bei dem Weglassen von Pausen: Sie wollen schneller sein. Die Forschung zeigt uns jedoch sehr eindeutig, dass wir das nicht sind. Noch schlimmer, wir sind deutlich langsamer und zwar um 40% oder mehr.
Die Gewohnheit, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun kann bereits stark verankert sein, so dass es manchmal gar nicht so einfach ist, diese wieder abzulegen. Starten Sie dann bei komplexen Thema damit. Üben Sie, wie schon unter Punkt 1 angesprochen, Ihre Konzentration zu halten und bei dieser einen Sachen zu bleiben.
Wenn Sie noch tiefer eintauchen möchten, lesen Sie hier in meinen Blogartikel wieso Sie Multitasking und permanentes online sein hinter sich lassen wollen und so Ihre Produktivität steigern.
5. Meetings
Nach wie vor gehören Meetings zu den Zeitfressern, wenngleich ich zunehmend beobachte, dass dort eine Veränderung eintritt.
Meetings können aus mehreren Gründen zu Zeitfressern werden.
- Es existiert keine Agenda.
- Es wurde kein Ziel für das Meeting festgelegt.
- Die Zeit je Thema ist nicht begrenzt (Ausnahme: Kreativmeetings).
- Teilnehmende kommen zu spät und alle warten auf diese.
- Die Technik funktioniert nicht.
- Teilnehmende werden zwischendurch rausgerufen oder gehen an ihr Handy.
- Alle Teilnehmenden sind die ganze Zeit anwesend, auch wenn einzelne Themen für sie nicht relevant sind.
- Das Meeting wird zu einer Zeit angesetzt, in der wir in der Regel am leistungsfähigsten sind (Ausnahme: Lösungsfindung).
- Es werden keine Entscheidungen getroffen.
- Beim Brainstorming wird jeder Vorschlag direkt diskutiert.
- Teilnehmende habe das Protokoll nicht gelesen und werden auf den aktuellen Stand gebracht.
- Die nächsten Schritte oder Verantwortlichkeiten werden nicht klar definiert.
Übrigens ist klönen und sich Austauschen nicht nur erlaubt, sondern wünschenswert. Dann sollte es jedoch nicht Meeting heißen.
6. Unklare Zuständigkeiten
Hier weicht unsere Selbstwahrnehmung nicht selten von der Wahrnehmung unseres Teams ab. Für uns ist völlig klar, wer wofür die Verantwortung trägt. Das bedeutet jedoch nicht, dass es dem Team ebenso klar ist. Es ist manchmal verwunderlich, wie es die Produktivität im gesamten Team steigert, wenn dieses Thema einmal gemeinsam angegangen wird.
Es bietet sich an, dies gemeinsam zu diskutieren, auszuarbeiten und schriftlich festzuhalten. Dabei können folgende Fragen eine Orientierung geben:
- Wer hat welche Arbeitsergebnisse in seinem Verantwortungsbereich?
- Wer agiert in welchen Bereichen als Ansprechpartner für die Teammitglieder untereinander, aber ggf. auch zum Kunden und zu mir?
- Wie genau sehen die Schnittstellen aus?
7. Fehlende Prozesse
Hier liegt häufig eine großes Zeitpotenzial. Und nachdem dies freigelegt wurde, fragt man sich stets, warum habe ich das nicht schon viel eher getan…
Dazu möchte ich Ihnen eine kurze Geschichte wiedergeben, die auf Stephen Covey als eine eindrucksvolle Metapher zum Thema Effektivität zurückgeht:
Ein Mann geht im Wald spazieren. Nach einer Weile sieht er einen Waldarbeiter, der intensiv und sehr angestrengt dabei ist, einen Baumstamm zu zersägen. Er stöhnt und schwitzt und hat offensichtlich viel Mühe mit seiner Arbeit.
Der Spaziergänger tritt etwas näher heran, erkennt schnell die Ursache und sagt zum Holzfäller: „Guten Tag. Ich sehe, dass Sie sich Ihre Arbeit unnötig schwer machen. Ihre Säge ist stumpf – warum schärfen Sie sie nicht?“
Der Waldarbeiter schaute nicht einmal hoch, sondern zischte nur durch die Zähne: „Ich habe keine Zeit, die Säge zu schärfen. Ich muss sägen!“
Hier liegt der Grund, weswegen u.a. Prozesse häufig nicht definiert und schriftlich fixiert werden. Es kostet für den Moment mehr Zeit. Die Zeitersparnis, die es zukünftig bringen würde, ist im Augenblick nicht attraktiv genug.
Es ist jedoch sehr ratsam für Prozesse und Abläufe, die wiederkehrend sind, einen schriftlichen Ablauf oder eine Checkliste anzufertigen. Der große Vorteil liegt darin, dass nichts vergessen wird, jedoch auch darin, dass das Thema nicht immer wieder neu durchdacht werden muss. Dies schont wertvolle Ressourcen, nämlich sowohl Zeit als auch Energie. Und darüber hinaus erleichtert es die Einarbeitung neuer Teammitglieder.
