Gute Zeitmanagement-Techniken sind heute extrem gefragt. Kein Wunder, ist doch Zeit eine der wertvollsten Ressourcen unserer Zeit geworden.
Doch Vorsicht: Manche Methoden können selbst zur Zeitmanagement-Falle werden. 7 typische Fallstricke beim Zeitmanagement zeige ich Ihnen im Folgenden – und natürlich auch, wie Sie diese umgehen. Außerdem erfahren Sie, was wirklich hilft, Ihre Arbeitszeit effektiver zu nutzen.
Zeitmanagement-Falle #1: Die falsche Technik zum Zeitmanagement einsetzen
Digitalisierung, Informationsflut, Globalisierung, ständige Erreichbarkeit – unsere Arbeitswelt ist ständig im Wandel und immer enger getaktet. Wir leiden unter chronischem Stress und werden immer angespannter, ungeduldig, ärgerlich und frustriert. Schleichende Erschöpfung breitet sich aus.
Um dem Dauerstress zu entkommen, greifen viele zu klassischen Zeitmanagement-Techniken, die sie irgendwann einmal gelernt haben. Doch diese Techniken haben einen gravierenden Nachteil: Sie greifen nur reaktiv.
Bei vielen Zeitmanagement-Methoden geht es nur darum, anfallende Aufgaben zu sortieren, zu strukturieren und nach und nach abzuarbeiten. Wer das tut, läuft jedoch Gefahr, sich fremdsteuern zu lassen. Erledigt wird, was andere auf den Tisch legen – während die eigenen Themen und Ziele hintanstehen.
Sinnvoller ist es, schon vorher selbst eine entscheidende Wahl zu treffen: Womit wollen Sie sich überhaupt beschäftigen? Wofür wollen Sie Ihre wertvolle Zeit einsetzen? Es geht ja schließlich nicht darum, beschäftigt zu sein. Sie wollen vielmehr Ergebnisse erzielen!
Hier kommt die Unterscheidung zwischen Effektivität (die richtigen Dinge tun) und Effizienz (die Dinge richtig tun) zum Tragen. Der Weg, diese Zeitmanagement-Falle zu umgehen ist, sich ein gutes System zu schaffen, um schnell und stringent zu entscheiden, was effektiv wichtig ist. Dann fällt es leichter, die richtigen Dinge zu tun, um die eigenen Ziele zu erreichen.
Zeitmanagement-Falle #2: Ablenkungen tolerieren
Neulich habe ich den Satz gelesen: „Wir leben in einer Welt der unbegrenzten Ablenkungen.” Dem habe ich innerlich spontan zugestimmt. Für mich persönlich ist dies die größte Herausforderung, wenn ich meine Ziele erreichen will. Und auch in der Beratung ist es ein wiederkehrendes Zeitmanagement-Thema, an dem ich mit vielen meiner Kunden arbeite.
Oft sind es gerade die technisierten Tools, die wir verwenden, um uns die Arbeit zu erleichtern, die zur Zeitmanagement-Falle werden. Ständig blitzen und tönen irgendwelche Signale, die uns wohlmeinend an dies oder das erinnern – aber sie stören die konzentrierte Arbeit, weil sie uns permanent dazwischenfunken.
Meine Empfehlung an dieser Stelle lautet: Schaffen Sie sich ablenkungsfreie Zeiten, um konzentriert an Ihren wichtigen Themen zu arbeiten.
Meine Empfehlung lautet: Richten Sie sich ablenkungsfreie Zeiten ein! Schalten Sie in der Zeit konsequent alle Stör-Signale aus. Konzentrieren Sie sich nur auf Ihre wichtigen Themen, an denen Sie arbeiten wollen.
Wie viele und wie große ablenkungsfreie Zeitfenster Sie brauchen, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben und Tätigkeiten ab. Es gibt Modelle, die täglich ein Zeitfenster reservieren. Andere sehen ganze Tage vor, um sich zurückzuziehen und abzuschotten. Und manchmal braucht es auch einen Monat Klausur, um die Gedanken zu ordnen.
Vermutlich liegt Ihre Lösung irgendwo dazwischen. Probieren Sie aus, was für Ihr Zeitmanagement funktioniert! Mit meinen Kunden habe ich sowohl mit täglichen Zeitfenstern als auch mit ganzen Klausur-Tagen gute Erfahrungen gemacht.
Zeitmanagement-Falle #3: Gegen das eigene Gehirn arbeiten
Sofern Sie Punkt 2 berücksichtigen und Ablenkungen ausschalten, arbeiten Sie schon gehirngerechter. Denn unser Gehirn ist programmiert, auf Veränderungen zu reagieren. Lauert ein Tiger im Gebüsch, ist es absolut sinnvoll, ihm beim kleinsten Rascheln die volle Aufmerksamkeit zu schenken. Aber die störenden Hinweissignale zahlreicher Apps und Geräte, kann man getrost mal eine Zeit lang ignorieren.
Machen Sie sich Ihr Gehirn zum Verbündeten, indem Sie sich immer nur einer Aufgabe widmen. Vergessen Sie Multi-Tasking! Dass das nicht funktioniert, ist für Sie wahrscheinlich nichts Neues. Aber wussten Sie, dass es ganze 40 % mehr Zeit kostet, wenn man zwischen zwei Aufgaben hin und her springt, statt sie nacheinander abzuarbeiten?
Sparen Sie Zeit und machen Sie lieber Single-Tasking. Ihr Gehirn wird es Ihnen danken und sie bestmöglich dabei unterstützen.
Sie wollen noch mehr für Ihr Gehirn tun? Dann machen Sie Pausen! Die braucht ihr Denkorgan dringend, um dauerhaft gute Leistung zu bringen (s. auch Punkt 7). Lesen Sie hierzu ggf. noch einmal meinen letzten Blog-Artikel.
Zeitmanagement-Falle #4: Nicht Nein sagen können
Für effektives Zeitmanagement ist Neinsagen eine Kernkompetenz. Wir leben in einer Welt des Überflusses. Sofern wir nicht bewusst Auswahlen treffen, geraten wir schnell in einen Strudel des Zuviels.
Es gibt verschiedenste Situationen, in denen wir gefordert sind, Nein zu sagen: Sagen Sie Nein zu Aufgaben, die Sie nicht mehr tun wollen. (Vielleicht findet sich jemand anders, der diese gar nicht so nervig findet wie Sie.) Sagen Sie Nein, wenn Sie für eine Anfrage gerade keine Zeit haben. Sagen Sie Nein zu Zielen, die Sie nicht aus eigenem Antrieb verfolgen. Aber sagen Sie Ja zu dem, was Sie voranbringt!
Ein klares Ja zu einer Sache, ist eine Absage für eine andere. Sie bekommen also etwas, was Sie wollen, und geben etwas ab, das Sie nicht wollen. Machen Sie sich diesen Tauschhandel bewusst! Vielleicht macht die kleine gedankliche Hilfestellung es Ihnen in Zukunft leichter, Nein zu sagen – indem Sie zu etwas Ja sagen.
Zeitmanagement-Falle #5: Das Ziel aus den Augen lassen
Vielleicht hätte dieser Punkt an die erste Stelle gehört, denn im Grunde fängt mit einem Ziel ja alles an. Jedoch habe ich festgestellt, dass wir uns schwer tun, über übergeordnete Ziele nachzudenken, wenn wir gerade das Gefühl haben, die Zeit zerrinnt uns zwischen den Fingern.
Dennoch sind Ziele wesentlich – und zwar die ganze Zeit. Häufig werden Ziele zwar gesetzt, aber nicht konsequent genug verfolgt. Verlieren wir sie aus dem Blick, tappen wir auf dem Weg leicht in eine der vielen Zeitmanagement-Fallen.
Zunächst ist es wichtig, sich über die eigenen Ziele bewusst zu werden. Tipp: Fixieren Sie Ihre Ziele schriftlich. Und dann ist es unabdingbar, einen konkreten Fahrplan zu erstellen. Planen Sie Schritt für Schritt alle Etappen, die Sie gehen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen.
Das Tagesgeschäft wird Ihnen auf dem Weg dahin immer wieder in die Quere kommen. Dann ist es hilfreich, Ihre Ziele vor Augen zu haben. Halten Sie den Fokus darauf – und sagen Sie an der richtigen Stelle Nein (siehe Punkt 4) zu Ablenkungen und fremdbestimmten Zielen.
Zeitmanagement-Falle #6: Zu viel selber machen
Wer in eine Selbstständigkeit startet, hält anfangs meist alle Fäden allein in der Hand. Es hat auch unbestreitbar Vorteile, sich in allen Bereichen des Unternehmens gut auszukennen. Doch spätestens wenn das Unternehmen wächst, ist es notwendig, Aufgaben abzugeben.
Sinnvoll ist dann, sich auf die eigene Kernkompetenz zu fokussieren. Das ist die Chance, Aufgaben abzugeben, die uns nicht liegen oder die wir nur mit sehr viel Widerwillen tun! Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten: Sie stellen Teammitglieder ein, Sie beauftragen externe Dienstleister oder Sie arbeiten mit virtueller Assistenz.
Mein Tipp hierzu: Fangen Sie eher früher als später damit an, Dinge zu delegieren. Lernen Sie loszulassen. Andernfalls laufen Sie Gefahr, bei einem unmöglichen Zeitmanagement selbst und ständig in die Falle zu tappen.
Zeitmanagement-Falle #7: Ohne Pause arbeiten
Ich kann es einfach nicht oft genug wiederholen: Pausen sind nicht verhandelbar!
„Work hard, play hard”, heißt es. Und genau darum geht es: Wer höchste Leistung bringen will, muss auch bei der Regenerationsfähigkeit spitze sein! Trainieren Sie also Ihre Erholungsfähigkeit. Lernen Sie, schnell abzuschalten und Ihren Geist zwischendurch immer mal wieder zur Ruhe kommen zu lassen. Auf diese Weise steigern Sie Ihre Leistungsfähigkeit erheblich.
Lesen Sie hierzu mehr in meinem Gastartikel, der bei Business-Wissen erschienen ist.
Sie wollen wissen, was Sie ganz konkret tun können, um Ihr persönliches Zeitmanagement endlich in den Griff zu bekommen? Dann kontaktieren Sie mich:
Marloes Göke | Beratung unternehmen.
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