Wenn die Urlaubszeit vor der Tür steht, scheint etwas Mystisches vor sich zu gehen. Auch wenn sonst das Gefühl vorherrscht, der Tag hätte nie genug Stunden und am Ende des Arbeitstages hat man wieder nicht annähernd das geschafft, was man sich vorgenommen hatte. Kurz vorm Urlaub entwickeln wir alle Superkräfte und so groß der Berg auch erschien, die Dinge, die erledigt werden mussten, sind abgearbeitet und wir steigen pünktlich in den Flieger.

Woran liegt es, dass wir kurz vorm Urlaub so viel mehr schaffen und unsere Produktivität sich verdoppelt zu haben scheint?

Dieser Frage gehe ich im Folgenden nach und zeige Ihnen auf, wie Sie diesen Produktivitätsbooster auch in Ihren Arbeitsalltag übertragen können. Auf diese Weise schaffen Sie auch zukünftig in Ihren normalen Arbeitsalltag die Dinge, die Sie sich vorgenommen haben.

Und das, ohne ab sofort 10-mal pro Jahr Urlaub machen zu müssen …

Was erhöht meine Produktivität kurz vor dem Urlaub?

Im Grunde ist es unlogisch, dass Sie kurz vorm Urlaub produktiver sind, denn eigentlich ist zu dem Zeitpunkt naturgemäß irgendwie die Luft raus und die Energie eher auf einem niedrigen Level.

Ist es ein letztes Aufbäumen kurz vorm Exodus oder welche Kräfte sind da am Werk?

Es gibt drei wesentliche Aspekte, die dazu führen, dass Sie mehr schaffen. Schauen wir uns diese im Einzelnen an.

1. Sie haben ein klares Ziel

Das erste Prinzip basiert darauf, dass Sie ganz klar vor Augen haben, was alles noch abgearbeitet und erledigt werden muss, damit Sie in den Urlaub gehen können.
Sie haben also ein klar umrissenes Ziel vor Augen.
Dafür haben Sie sich vorab einen Überblick verschafft und die Zeitspanne gedanklich vorweggenommen.
Daraus haben Sie dann abgeleitet, was Sie alles zu tun haben, um das Ziel zu erreichen. Und in der Regel haben Sie sich diese Dinge auch notiert.

2. Sie sind fokussiert

Dieses klare Ziel vor Augen gibt Ihnen dann den nötigen Fokus. Und damit sind wir beim zweiten Prinzip.
Es ist glasklar, was in der zur Verfügung stehenden Zeit zu tun ist. Sie brauchen darüber nicht immer wieder neu nachzudenken. Die Prioritäten sind genau abgesteckt.
Sie konzentrieren sich genau darauf und arbeiten die Dinge ab.
Sie müssen nicht überlegen, was als Nächstes dran ist, denn das ist genau vorgegeben.
Sie sind im Abarbeiten-Modus.
Sie schaffen Ergebnisse.

3. Sie lassen sich weniger ablenken

Mit dem Ziel, dem vorgegebenen Fokus und der begrenzten Zeit vor Augen bleiben Sie auf Spur. Sie lassen sich nicht von Ihrem Weg abbringen.
Störungen unterbinden Sie. Sie sagen „nein“, wenn etwas nicht zu Ihrem Ziel passt, rechtzeitig fertig zu werden.
Außerdem lenken Sie sich selber weniger ab. Sie lassen das Telefon klingeln, reagieren nicht auf eingehende Nachrichten und sortieren knallhart aus, was Sie gerade von Ihrem Ziel abbringen würde.

All diese Faktoren zusammengenommen finden sich im Parkinson’schen Prinzip wieder

Dieses besagt, dass sich Arbeit in genau dem Maß ausdehnt, wie Zeit für die Erledigung zur Verfügung steht.

In der Zeit vor dem Urlaub kehren wir das Gesetz um. Dann ist die Zeit für die Erledigung nicht nur begrenzt, sondern sehr knapp. Das führt dazu, dass wir sehr konzentriert und fokussiert werden.

Ähnliches kennen Sie vielleicht von Prüfungen oder engen Abgabeterminen.

Die gute Nachricht lautet: Wenn Sie diese Prinzipien systematisch einsetzten, erhöhen Sie auch in urlaubsfernen Zeiten Ihre Produktivität.

Das nehmen wir nun genauer unter die Lupe.

Wie können Sie diese Prinzipien in Ihren Arbeitsalltag übertragen?

Zugegeben, wir können nicht permanent in diesem Modus agieren. Das würde schlicht zur Erschöpfung führen.

Glücklicherweise braucht es aber nur eine relativ kleine Zeitspanne, um Ihre Produktivität merkbar zu steigern, sofern Sie diese sehr konsequent nach den oben genannten Prinzipien gestalten.

Es geht darum, dass Sie sich systematisch und regelmäßig in diesen hoch fokussierten Zustand bringen.

Was ist dafür zu tun?

  • Reservieren Sie sich feste Zeiträume im Kalender als Termin, in denen Sie regelmäßig an Ihren wichtigen Themen arbeiten.

  • Es ist notwendig, Ihre priorisierten Themen zur Priorität zu machen. Andernfalls kommt so sicher, wie das Amen in der Kirche, etwas dazwischen.

  • Planen Sie diese Zeiträume also als unumgänglich. Sie sind gesetzt und alles andere muss darum herumgeplant werden.

  • Entwickeln Sie hier Disziplin sowohl sich als auch Ihrem Team und Ihren Kundinnen und Kunden gegenüber.

  • Schalten Sie alle Störungen und Ablenkungen aus und verteidigen Sie diese Konzentrationsphasen vehement.

Die Zeiten lediglich zu planen, reicht noch nicht für den ultimativen Fokus. Dafür ist es erforderlich, „in den Tunnel“ zu kommen oder anders ausgedrückt: tief abzutauchen.

Diesen Zustand stellen Sie her, wenn Sie alle Störungen und Ablenkungen ausschalten und sich rein auf die vor Ihnen liegende Aufgabe konzentrieren.

  • Schalten Sie Ihr Handy auf lautlos, stellen Sie die Vibration ab und legen sie es mit dem Display nach unten auf den Tisch, in die Schublade oder noch besser, schalten sie es komplett aus.

  • Leite Sie Ihr Telefon an Ihr Team, die Mailbox oder einen Telefonservice weiter.

  • Schließen Sie Ihr Mailprogramm oder schalten Sie es auf manuelles Abrufen.

  • Kappen Sie idealerweise Ihre komplette Internetverbindung.

  • Räumen Sie Ihren Schreibtisch frei, sodass lediglich die Unterlagen zu sehen sind, die Sie für diese jetzt anstehende Aufgabe benötigen.

Kurz: Verbannen Sie alles, was Sie aus Ihrem Fokus reißen könnte.

Entwickeln Sie ein System, das Ihnen zeigt, was zu tun ist.

Sie können wertvolle Zeit sparen, wenn Sie für sich ein System entwickeln, das Ihnen den Überblick darüber gibt, wo Sie in Ihrem Projekt oder der Aufgabe stehen und was jetzt konkret zu tun ist.

Hierzu können Sie Techniken des Projektmanagements nutzen, wie einen Netzplan, einen Phasenplan oder ein Gantt-Chart. Sie können sich aber auch mit einer einfachen To-do-Liste behelfen.

Wichtig ist, dass Sie eine Übersicht über Tätigkeiten haben, die in Abhängigkeit stehen, damit Sie sich nicht selber ausbremsen.

Nachdem Sie die jeweilige Aufgabe für die aktuelle Phase erledigt haben, nehmen Sie sich noch eine Minute und schreiben Sie konkret auf, was in der nächsten Einheit zu tun ist. Dann haben Sie es noch frisch im Kopf. Schreiben Sie dafür einen ganzen Satz auf. Nicht selten stoßen wir auf Notizen, mit denen wir eine Woche später nichts mehr anfangen können. Formulieren Sie es also auf eine Weise, die Sie auch drei Wochen später noch verstehen.

Als letztes: Trainieren Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit

Durch die in unserem Alltag permanent vorhandenen Ablenkungen haben wir verlernt, uns richtig zu konzentrieren. Die gute Nachricht ist, dass wir unsere Konzentrationsfähigkeit trainieren können.

Sofern Sie also bemerken, dass Sie nach kurzer Zeit unruhig werden und aufs Handy oder in Ihre Mails gucken wollen, stellen Sie sich einen Timer auf 10/ 15 oder 20 Minuten und halten Sie über diesen Zeitraum Ihre Konzentration. Bleiben Sie in dieser Zeit standhaft.

Steigern Sie die Zeitspanne dann nach für nach, bis Sie bei 60 oder 90 Minuten sind.

Dies sind die Eckpunkte für Ihren Produktivitätsbooster. Es ist jedoch eine individuelle Frage, ob es Ihnen mehr liegt, eine konzentrierte Zeiteinheit umzusetzen oder Sie sich dafür lieber einen halben oder ganzen Tag herausnehmen.

Experimentieren Sie einfach etwas und beobachten Sie, was für Sie persönlich am besten funktioniert.

Dann also Feuer frei für den Booster 🚀

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