#28: Steigern Sie Ihre Produktivität – aber richtig!

1. Besinnen Sie sich immer wieder auf Ihre Ziele

Möglicherweise wiederhole ich mich in diesem Punkt. Ich halte ihn aber einfach für so elementar, dass ich immer wieder darauf zurück komme.

Meine Überzeugung und meine Erfahrung ist: Ohne eine klare Zielvorstellung verfallen wir in den Modus des Reagierens. Dann bestimmen andere und das Außen über uns. Hierdurch geraten wir schnell ins Hamsterrad. Darunter leidet die Produktivität.

Ein kleines Beispiel dazu: Eine Studie zum Thema E-Mail-Flut hat herausgefunden, die Anzahl an E-Mails, die Sie erhalten, steigt abhängig von Ihrer Reaktionszeit. Das bedeutet: Wenn Sie schnell auf E-Mails antworten, erhalten Sie mehr. So steigern Sie also nicht Ihre Produktivität, sondern nur Ihre Arbeitslast.

Wenn Sie dagegen Ihre Augen fest aufs Ziel richten statt sich von eingehenden Mails oder anderen Störsignalen ablenken zu lassen, fällt es leichter, auf Ihrem eigenen Kurs zu bleiben. Denn es gilt eine ganz einfache Verknüpfung:

Sich Ihre Ziele immer wieder vor Augen zu halten beeinflusst Ihr Denken. Die Art wie Sie Denken hat wiederum Einfluss auf Ihr Verhalten. Und Ihr Verhalten bestimmt Ihre Ergebnisse – also auch die Produktivität.

Das setzt voraus, Sie kennen Ihre Ziele und haben sie idealerweise schriftlich fixiert.

Für die Zielfindung gibt es jede Menge Methoden. Eine ganz schlanke Form ist die Beantwortung folgender zwei Fragen:

• Was wünschen Sie sich in Bezug auf Ihren geschäftlichen Erfolg?
• Was wünschen Sie sich in Bezug auf Ihre persönliche Sinnerfüllung und Zufriedenheit?

So definieren Sie, was Produktivität für Sie persönlich bedeutet. Sammeln Sie Ihre Antworten. Dann lesen Sie sich diese immer wieder durch oder hängen Sie sie irgendwo hin, wo Sie häufig darauf schauen.

2. Tanzen Sie nicht auf allen Hochzeiten!

Wir leben in einer Welt der unendlichen Möglichkeiten. Und auch die technischen Errungenschaften suggerieren uns, alles sei easy und ganz schnell umsetzbar.

Sie können quasi Experte für alles werden. Egal ob Social Media, die eigenen Website, Buchhaltung oder IT. Alles geht eigentlich kinderleicht, Sie brauchen lediglich diese App oder jenes Programm und los geht´s.

Das verführt uns dazu, uns viel zu viel aufzuhalsen. Mit der Folge, dass die Dinge entweder nie wirklich fertig werden oder im Ergebnis doch nicht so professionell aussehen. So steigern Sie Ihre Produktivität nicht – ganz im Gegenteil: Mit Ihren eigentlichen Aufgaben kommen Sie nämlich währenddessen auch nicht voran.

Hören Sie also auf, auf allen Hochzeiten tanzen zu wollen!

Egal, was uns Filme, das Internet oder die Werbung vorgaukeln: Es ist nicht möglich, alles (selber) zu machen. Auch wenn wir unbegrenzte Möglichkeiten haben, haben wir nicht unbegrenzt viel Zeit.

Um die Produktivität zu steigern, fokussieren Sie sich auf Ihre wesentlichen Themen und streben Sie dabei nach Qualität. „Schnell, schnell“ oder „mal eben nebenher” ist weder für Sie zufriedenstellend noch für Ihre Kunden.

Wählen Sie gut aus, womit Sie sich beschäftigen. Aus meiner Sicht bedeutet dies, sich zu fragen, ob die Sache Sie Ihren Zielen näher bringt. Auch dafür ist es erforderlich, die eigenen Ziele nicht nur zu kennen, sondern sie eben permanent vor Augen zu haben. Denn nur dann haben sie Einfluss auf Ihre Entscheidungen, wie wir oben gesehen haben.

Natürlich gibt es viele spannende Dinge zu entdecken und lauter interessante Gelegenheiten. Sich dem allen zu widmen führt nur leider dazu, dass wir gar nichts mehr zu Ende bringen. Denn hinter jeder Ecke lauert schon die nächste Verlockung. Oder wir geraten so in Zugzwang, dass der Arbeitstag kein Ende mehr hat.

Ihre Produktivität steigern Sie, indem Sie weise Entscheidungen treffen, was Sie tun – und vor allem auch, was Sie nicht tun!

Und falls Sie gerne mal schauen, was es so für Möglichkeiten gibt, limitieren Sie Ihre Zeit fürs Stöbern. Andernfalls sind im Nu zwei Stunden weg.

3. Holen Sie sich die Kontrolle über Ihre Zeit zurück

Wenn wir uns gestresst fühlen, bedeutet das fast immer, wir haben die Kontrolle über unsere Zeit verloren. Genauer gesagt lassen wir andere über unsere Zeit verfügen. Dann werden wir fremdgesteuert, was sich sehr unangenehm und auch unproduktiv anfühlt.

Aus diesem Grund gelten in unserer modernen Arbeitswelt Call-Center-Jobs als sehr belastend. Neben den oft verärgerten Personen am anderen Ende der Leitung, besteht kaum die Möglichkeit, sich dort selbst zu organisieren. Wenn das Telefon klingelt, muss alles andere stehen und liegen gelassen werden. Auf Dauer führt dies zu Überlastung, Leistungseinbußen und psychischen wie physischen Beeinträchtigungen.

Wenn Sie Ihre Produktivität steigern wollen, sorgen Sie dafür, wieder stärker selbst über Ihre Zeit zu bestimmen.

Beobachten Sie dafür über einen Zeitraum von einer Woche, wer oder was Ihre Zeit in Anspruch nimmt und wie genau das vonstatten geht. Dann überlegen Sie, wie Sie diese Anfragen besser steuern können.

Sollten andere Menschen über Ihren Kalender verfügen, legen Sie Regeln dafür fest. Sie können beispielswiese Zeiten vorgeben, in denen andere Termine einstellen können. Manchmal kann es auch einfacher sein, dies umzudrehen: Blocken Sie Zeiträume, über die nur Sie verfügen dürfen.

Zwei andere Bereiche der Fremdbestimmung sind E-Mails und Anrufe.

Inwieweit Sie daran etwas ändern können, ist selbstverständlich abhängig von Ihrer persönlichen Tätigkeit, den dort geltenden Kommunikationsgepflogenheiten und den erforderlichen Reaktionsgeschwindigkeiten.

Folgende Regeln helfen im Allgemeinen, die Produktivität zu erhöhen:

• Klären Sie, was Ihre Kunden von Ihnen erwarten können und über welche Kanäle Sie kommunizieren möchten bzw. erreichbar sind.
• Versuchen Sie, E-Mails zu vermeiden, wann immer es geht.
• Legen Sie E-Mail-Zeiten fest.
• Bevorzugen Sie das persönliche Gespräch im Team.

Für weitere Anregungen zum Thema E-Mails lesen Sie den Blogartikel „Die tägliche E-Mail-Flut – 7 Wege, sie zu stoppen“ .

Darüber hinaus kann Ihr Team Sie stark in Beschlag nehmen. Dies ist oft dann der Fall, wenn Prozesse und Abläufe nicht klar definiert sind oder Sie die Tendenz haben, sich vom Mikromanagement verführen zu lassen.

Falls also immer wieder Fragen zu denselben Themen kommen, kann es sowohl Ihre als auch die Produktivität des Teams verbessern, wenn Sie Prozesse gemeinsam durchsprechen. Es kann auch sinnvoll sein, Grundregeln und Leitlinien in einem Handbuch festzuhalten.

Falls Sie hingegen immer wieder damit beschäftigt sind, die Probleme des Teams zu lösen, können Sie es mal mit Fragen versuchen. Gut funktioniert: „Was hast Du schon alles probiert?“

Tipp: Lesen Sie hierzu auch den Blogartikel „So kriegen Sie Ihren Kontrollwahn in den Griff“.

4. Berücksichtigen Sie die allgemeinen Produktivitäts-Regeln

Vergessen Sie Multitasking!

Wenn viel zu tun ist, neigen wir dazu, Dinge gleichzeitig zu machen, um produktiver zu sein und schneller fertig zu werden. Dies ist ein Trugschluss. Denn unser Gehirn ist schlichtweg nicht in der Lage, parallel zu arbeiten. Sofern wir es versuchen, schleichen sich Fehler ein oder wir vergessen Dinge. Dann müssen wir nachbessern und am Ende dauert alles länger.

Ermahnen Sie sich also immer wieder, eins nach dem anderen zu machen, auch wenn der Berg an Arbeit steigt. Das ist der effektivere Weg, die Arbeitsproduktivität zu erhöhen.

Reduzieren Sie Störungen und Ablenkungen!

Bei Untersuchungen über Stressoren am Arbeitsplatz rangieren „Störungen und Unterbrechungen” hinter „verschiedene Arbeiten gleichzeitig betreuen” und „starker Termin- und Zeitdruck” auf Platz drei (baua: Stressreport Deutschland 2019).

Neben der Belastung durch Störungen und Unterbrechungen führen diese auch dazu, dass Sie sich immer wieder in die ursprüngliche Aufgaben eindenken müssen. Lassen Sie sich nicht stören, sparen Sie eine Menge Zeit – und arbeiten letztlich produktiver.

Arbeiten Sie nicht zu viel!

Eine spannende Studie besagt, dass wir lediglich 50 Stunden pro Woche wirklich effektiv arbeiten. Wenn wir mehr als 50 Stunden arbeiten, arbeiten wir quasi rückwärts. Denn ab 50 Stunden gibt es keinen Produktivitätsgewinn mehr.

Eine andere Studie besagt, bei einer 50-Stunden-Woche kommen wir auf lediglich 37 Stunden effektive Arbeit. Bei 55 Stunden sinkt dieser Anteil auf 30 Stunden. Je weiter wir über die 50 Stunden hinausgehen, desto unproduktiver werden wir.

Ich überlasse es einfach mal Ihnen, Ihre eigenen Schlüsse zu ziehen, was das für Ihre Arbeitsproduktivität bedeutet.

5. Wenn Sie Ihre Produktivität steigern wollen, sorgen Sie für ausreichend Energie

Betanken Sie Ihr Auto mit minderwertigem Treibstoff, können Sie keine volle Leistung erwarten. Der Vergleich wurde schon oft angestellt und erscheint ein bisschen abgenutzt. Aber nun, er ist nicht nur richtig, sondern wird auch zunehmend wichtiger.

Wenn Sie Ihrem Körper nicht ausreichend Flüssigkeit, Vitamine und Mineralstoffe zuführen, kann er keine Höchstleistungen vollbringen. Gleiches gilt, wenn Sie ihn mit Fastfood, Koffein oder Zucker überfluten.

Hier können Sie wunderbar das Pareto-Prinzip anwenden. Wenn Sie sich zu 80 % vitalstoffreich ernähren, verkraften Sie auch 20 %, die nicht ganz ideal sind …

Um bei dem Vergleich mit Ihrem Auto zu bleiben: Neben dem Treibstoff entscheiden auch Wartung und Instandhaltung über Leistung und Zuverlässigkeit.

In Bezug auf Ihren Körper bedeutet dies: Für optimale Produktivität brauchen Sie ausreichend Bewegung, Regenerationszeiten und Ausgleich. Sie können einfach keine guten Ergebnisse erzielen, wenn Sie permanent „on“ sind. Ihre geistigen Kapazitäten und Ihre Kreativität erfordern Pausen und Erholung.

Darüber hinaus können Sie Ihr Team nicht effizient führen, wenn Sie permanent selber unter Strom stehen.

Was gibt Ihnen Kraft und Energie? – Integrieren Sie dies regelmäßig in Ihren Alltag.

Vielleicht hilft folgender Gedanke: Es gehört zu Ihrer Arbeit, dafür zu sorgen, dass Sie fit und leistungsfähig bleiben.

Lesen Sie zum Thema Pause den Blogartikel „Pausen sind auch Arbeit! Wie Sie mit Struktur und Spaß dem Zeitdruck trotzen“ .

Noch ein kleiner Hinweis: Alle angesprochenen Themen gelten gleichermaßen für die Produktivitätssteigerung in Ihrem Team!

Sie würden gerne produktiver werden, haben aber in Ihrem Arbeitsalltag noch nicht die richtige Stelle gefunden, um den Hebel anzusetzen? Dann kontaktieren Sie mich. Gemeinsam steigern wir Ihre Produktivität – und zwar richtig.

Marloes Göke | Beratung unternehmen.
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